3000 Wartungen immer zum richtigen Zeitpunkt
Branchensoftware bietet Lösungsansatz auf dem Weg zur Digitalisierung
Geschäftsführer Uwe Schäffer setzte im Rahmen der Digitalisierung einen Schwerpunkt auf die Arbeitsabläufe, um diese mit den digitalen Hilfsmitteln effizienter gestalten zu können. (Wohlfeil)
Mit der App „Label Mobile“ haben Monteure von unterwegs aus Zugriff auf die Daten der Handwerkersoftware in der Zentrale. (Label Software)
Digitalisierung im Handwerk – ein Thema, das gefühlt in aller Munde ist. Doch wie funktioniert die Umsetzung? Welche Geschäftsbereiche lassen sich integrieren? Wie fängt man an? Und welche Vorteile können sich daraus ergeben? Fragen, vor denen viele kleinere und größere Handwerksbetriebe stehen.
Die Firma Wohlfeil mit Sitz in Rhein - stetten ist heute ein modern organisiertes Handwerksunternehmen und ein Vorreiter der Digitalisierung. Doch das war nicht immer so. Der Wandel begann vor zwei Jahren, als Geschäftsführer Uwe Schäffer klar wurde, dass sich an den damaligen Abläufen etwas ändern musste. Das Unternehmen wickelt neben den täglichen Aufträgen bis zu 3000 Wartungen von Heizungsanlagen in einem Jahr ab. „Dieser Prozess musste optimiert werden. Da hatte ich so viel Potenzial gesehen, das zu vereinfachen“, so Schäffer. Die Entscheidung zur kompletten Umstellung fiel dann im Jahr 2018 im Rahmen der Änderung der Datenschutzgrundverordnung. Für Uwe Schäffer war von Anfang an klar: „Wenn man es macht, dann in einem Rutsch“, und so entschied er sich dazu, das komplette, 55 Personen starke Unternehmen mit all seinen Prozessen binnen weniger Monate zu digitalisieren.
Software-Lösung
Während einer Google-Recherche stieß Uwe Schäffer auf die Software „Labelwin“, die alle kaufmännischen Prozesse eines Handwerksunternehmens abbildet. Nach der Präsentation von dem Label-Partner Jürgen Eichin war Uwe Schäffer direkt überzeugt. „Da war mir eigentlich schon klar, dass das genau die Software ist, die ich suche und brauche“, erinnert er sich. Die Umstellung dauerte allerdings mehrere Monate. Schäffer selbst bezeichnet diese Zeit als „anstrengend und arbeitsreich“, aber auch als „unvermeidbar und nicht mehr wegzudenken“. „Unser Personal besteht aus ‚Gewohnheitstieren‘. Sie zu überzeugen war sehr schwierig, vor allem wenn nicht gleich alles glatt läuft. Da muss man viel reden und erklären“, so Schäffer. Bei solch einer Umstellung gebe es für ihn aber nur schwarz oder weiß. Eine Vermischung alter und neuer Programme oder Abläufe kam nicht infrage. Nachdem die Implementierung von „Labelwin“ innerhalb des Büros abgeschlossen war, kam in diesem Jahr die App „Label Mobile“ hinzu. Mit der App haben Monteure von unterwegs aus Zugriff auf die Daten der Handwerkersoftware in der Zentrale. Smartphone und Tablet sind direkt mit dem Programm im Büro verbunden. Durch die Rechteverwaltung gibt es verschiedene Möglichkeiten und Einstellungen, je nach dem was ein Mitarbeiter sehen soll und darf. „Ich habe jetzt die Chef-Version davon. Ich bin immer informiert, kann mir alles anschauen, kann immer in den Kalender gucken, alle Bilder sehen. Das ist wirklich toll“, schwärmt Schäffer. Für ihn sei die Software nicht mehr wegzudenken. „Es ist eine Investition in die Zukunft. Stellen sie sich vor, in zehn Jahren ruft ein Kunde an und sagt, dass bei ihm die Dichtleiste in der Dusche kaputt ist. Ich gehe einfach ins Projekt und kann sehen welche Leiste das ist, wo ich sie damals gekauft habe und im besten Fall sofort nachbestellen. Was meinen Sie wie zufrieden der Kunde dann ist“, erfreut sich Schäffer.
Wartungstool als wichtigstes Werkzeug
Auch die Organisation der Wartungen mit der Software stimmt Schäffer sehr zufrieden. „Es gilt die mehr als 3000 Wartungen pro Jahr termingerecht zu verwalten und vor allem dem Kunden zum richtigen Zeitpunkt Bescheid zu geben“, betont Schäffer. Mithilfe von Label können die passenden Wartungstermine automatisch ausgegeben werden. Eine monatliche Intervallselektion wirft die richtigen Kunden aus. Label erstellt dann automatisch für alle Wartungen des Monats Arbeitsaufträge. Schäffer: „Das sind manchmal auch 500 Einträge auf einen Rutsch.“
Beim Anlagentermin können diverse Methoden hinterlegt werden, wie mit dem Kunden kommuniziert werden soll, z. B. per E-Mail, SMS, Brief oder Anruf. Wenn mit dem Kunden per E-Mail oder SMS verkehrt wird, gehen die Terminvorschläge automatisch raus. Auch die Briefe werden mit den richtigen Daten gefüllt und automatisch gedruckt. Bei der Rückmeldung des Kunden, die oft noch per Anruf erfolgt, geht sofort auf dem Bildschirm ein Fenster auf und die Kundendaten sind zu sehen. „Früher musste man immer alles nachfragen. Heute habe ich sofort alle Informationen: Personendaten, Gerätedaten und so weiter. Die Eingabe, die früher dann 15 Minuten gedauert hat, dauert heute ein bis zwei Minuten. Das ist eine enorme Erleichterung“, freut sich Uwe Schäffer über die Optimierung seiner Abläufe.
Im nächsten Schritt will er den Kunden anbieten, sich einen Termin per Internet selbst zu suchen. Schäffer: „Dabei ist es dann wichtig, dass die Monteure nicht im Zickzack durch die Landschaft fahren, sondern je Gebiet nur bestimmte Zeitfenster angeboten werden. Und für diesen Prozess wird uns die Software auch unterstützen.“
Am Ende ist Uwe Schäffer von der Firma Wohlfeil froh, den Aufwand der Digitalisierung auf sich genommen zu haben. „Vieles ist einfacher geworden und viele Arbeitsabläufe wurden verkürzt und langfristig verbessert. Das kann ich jedem empfehlen, wenn auch die Digitalisierung letztlich nie endet, resümiert der Geschäftsführer.
