Ärger mit dem Finanzamt vermeiden

Stimmen meine Rechnungen? Sowohl, die an meine Kunden, als auch die von Fremdfirmen an mich? Die Ansprüche an eine korrekte Rechnung haben sich in den letzten Jahren verschärft. Es lohnt sich, Rechnungen formal richtig zu stellen, Eingangsrechnungen aus Fremdleistungen genau zu prüfen und alles gut zu archivieren. Denn Fehler können steuerliche Konsequenzen nach sich ziehen. Die wesentlichen Punkte im Überblick.

Für den einen eine Last, für den anderen die schönste Aufgabe des unternehmerischen Handelns: das Schreiben von Rechnungen. Doch bei vollen Auftragsbüchern und starker Arbeitsbelas­tung kann der Papierkram schnell als lästig empfunden werden. So verschiebt man diese Arbeiten gern auf Wochen oder gar Monate später. Oder aber man erledigt diese Aufgaben in den späten Abendstunden, während womöglich dazu noch der Tatort läuft.

Fakturierung verpflichtend
Wenn diese Arbeiten nur nebenbei erledigt werden, können sich leicht Fehler einschleichen. Die Regeln der Rechnungsstellung gilt es genau zu kennen und anzuwenden. Wenn ein Handwerksbetrieb ein Produkt verkauft oder eine Leistung erbringt, muss er innerhalb Deutschlands spätestens nach sechs Monaten eine Rechnung darüber stellen. Bei Leistungen gegenüber privaten Empfängern gilt diese Verpflichtung nicht. Ausnahme: bei Leistungen, die im Zusammenhang mit einem Grundstück erfolgen (seit August 2004 gültig, eingeführt durch das Gesetz zur Bekämpfung der Schwarzarbeit). Das sind z. B. Wartungsarbeiten an der Heizungsanlage, Austausch einer Badarmatur, Badsanierung, Austausch von Heizkörpern. „Wer seine Rechnung zu spät versendet, gibt sich selbst nach außen den Anschein, seinem Geschäft nicht die notwendige Aufmerksamkeit zu schenken. Außerdem gefährdet eine unregelmäßige Fakturierung unnötigerweise die Liquidität und sollte allein schon deshalb vermieden werden“, sagt Christian Lebrecht, Steuerreferent bei der IHK Berlin.

Pflichtangaben einer Rechnung
Vorab: Fehler in einer Rechnung sind besonders lästig. „Die Korrektur kostet Zeit, die Buchhaltung stimmt nicht mehr und die Fehler werden meist auch noch in die Umsatzsteuer-Voranmeldung übernommen“, weiß Lebrecht. Eine Rechnung unterliegt bestimmten Pflichtangaben. Diese müssen zwingend enthalten sein. Dazu gehören zunächst einmal der vollständige Name und die vollständige Anschrift des Rechnungsstellers sowie des Rechnungsempfängers. Nicht ausreichend ist die reine Nennung des Namens des Leistungsempfängers. Außerdem ist die vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens zu nennen.
Die Rechnung hat der Betrieb mit einer Rechnungsnummer zu versehen. „Diese soll sicherstellen, dass die Rechnung einmalig ist“, erklärt Lebrecht. Die Rechnungsnummer soll zudem fortlaufend sein. Dabei kann sie eine oder mehrere Zahlen- und Buchstabenreihen enthalten.
Verpflichtet ist, außer dem Ausstellungsdatum, den Zeitpunkt der Lieferung anzugeben. Das gilt auch dann, wenn Rechnungs- und Lieferdatum auf denselben Tag fallen. Werden Anzahlungen abgerechnet, muss dies auf der Rechnung gesondert vermerkt werden, z. B. mit dem Zusatz „Abrechnung über eine noch zu erbringende Leistung“. Ist der Zeitpunkt bereits bekannt, ist er anzugeben. Wenn nicht, den voraussichtlichen Termin nennen.
Das Entgelt, der Steuerbetrag und der gültige Steuersatz, 7 oder 19 %, müssen in der Rechnung einzeln aufgelistet bzw. aufgeschlüsselt werden. Nur in Ausnahmefällen kann der Steuerbetrag unter Angabe der unterschiedlichen Steuersätze in einer Summe ausgewiesen werden, z. B. bei maschineller Erstellung.
Bei dem Hinweis auf eine Steuerbefreiung ist es nicht erforderlich, dass der Unternehmer die entsprechende Vorschrift nennt. Allerdings soll ein Hinweis auf den Grund der Steuerbefreiung enthalten sein. Skonti, Boni oder Rabatte sind im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen. Der Minderbetrag darf als Netto- oder Bruttowert, aber auch in Prozent angegeben werden, z. B. „3 % Skonto bei Zahlung bis . . .“.

Erleichternde Vorschriften für Kleinbeträge
Handelt es sich um eine Kleinbetragsrechnung bis 150 Euro, kann man auf die Anschrift des Adressaten verzichten und muss lediglich den eigenen Namen und die Anschrift vollständig angeben. Pflicht sind darüber hinaus Ausstellungsdatum, Menge und Art der gelieferten Gegenstände sowie die erbrachte Leistung, das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag in einer Summe sowie der anzuwendende Steuersatz bzw. im Fall einer Steuerbefreiung der entsprechende Hinweis.

Sonderfall Gutschriften
Eine Gutschrift ist nach Umsatzsteuerrecht eine Rechnung, die vom Leistungsempfänger ausgestellt wird. „Die im allgemeinen Sprachgebrauch bezeichnete Stornierung oder Korrektur einer ursprünglichen Rechnung, die sogenannte kaufmännische Gutschrift, ist keine Gutschrift im umsatzsteuerrechtlichen Sinne“ erläutert der Berliner IHK-Steuerexperte. Wird in diesem Zusammenhang trotzdem der Begriff Gutschrift verwendet, so bleibt das umsatzsteuerrechtlich ohne Folgen. Aber: Die tatsächliche Gutschrift muss die Bezeichnung als solche beinhalten.

Aufzeichnungs- und ­Aufbewahrungspflichten
Alle Rechnungen, die ein Betrieb ausstellt oder erhält, müssen zehn Jahre aufbewahren werden. Die Aufbewahrungsfrist be­ginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine Aufbewahrung auf digitalen Speichermedien ist möglich, wenn dies den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht.
Die Zehnjahresfrist gilt ebenso für andere Bücher und Aufzeichnungen wie Inventare, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und Buchungsbelege. Belege sind so zu archivieren, dass sie auch nach zehn Jahren noch lesbar sind. Quittungen auf Thermopapier beispielsweise sind dementsprechend zu kopieren und die Kopien abzulegen.
Auch Privatpersonen, denen ein Betrieb Rechnungen gemäß des Gesetzes zur Bekämpfung der Schwarzarbeit eine Rechnung ausstellen muss, sind verpflichtet, diese aufzubewahren. Allerdings nur zwei Jahre, worauf der Betrieb in der Rechnung hinweisen muss. Wer gegen die Aufbewahrungspflicht verstößt, eine Rechnung nicht oder nicht rechtzeitig ausstellt, muss mit einem Bußgeld rechnen. Dies beträgt für einen nichtunternehmerischen Leis­tungsempfänger bis zu 500 Euro und für einen Unternehmer bis zu 5000 Euro.

Elektronisch übermitteln
Für Rechnungen gilt seit 1. Juli 2011: Sie können, sofern der Empfänger zustimmt, auf elektronischem Weg, insbesondere per E-Mail, übermittelt werden. Allerdings ist zu gewährleisten, dass „die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung“ gewährleistet sein müssen. Es bietet sich zum Beispiel eine E-Mail mit der Rechnung als PDF-Anhang an. Möglich ist aber auch eine Versendung per Serverfax oder als Web-Download.
Eine Besonderheit ist für die Aufbewahrung der elektronischen Rechnung jedoch zu beachten. „Diese sind zwingend der hierfür geltenden Vorschriften der Finanzverwaltung elektronisch aufzubewahren. Eine Archivierung in Papierform ist nicht zulässig“, sagt Lebrecht. Dies bedeute daher, dass Rechnungen während der Dauer von i. d. R. zehn Jahren auf einem Datenträger aufzubewahren seien, der keine Änderungen mehr zulasse.

Erhaltene Rechnungen prüfen
Die materiell-rechtlichen Voraussetzungen für eine Eingangsrechnung sowie Anforderungen nach §§ 14ff UStG sind ebenfalls bei Eingangsrechnungen zu prüfen. Denn naturgemäß gelten die Bestimmungen generell. So kann es im Rahmen einer laufenden Betriebsprüfung umständlich sein, eine korrigierte Rechnung anzufordern. Erfüllen die Rechnungen nämlich nicht alle Voraussetzungen für einen Vorsteuerabzug und kann eine korrigierte Rechnung nicht mehr eingeholt werden, droht eine Rückforderung des Finanzamts der geltend gemachten Vorsteuer und eine Verzinsung der Steuernachzahlung von 6 % pro Jahr.
Die Steuerberaterkammer München empfiehlt aber zusätzlich ein Prüfverfahren bezüglich elektronisch übermittelter Rechnungen einzuführen. Relevante Prüfschritte seien: Prüfung der Lesbarkeit, Prüfung der Herkunft, z. B. durch den Abgleich der Absenderadresse mit der angegeben Bankverbindung und Steuernummer. Sachliche und steuerrechtliche Inhalte sollten in die Prüfschritte integriert werden. „Die sachliche Prüfung umfasst z. B. den Abgleich der Rechnung mit Liefer- und Leistungsnachweisen, Bestellungen, Verträgen und Vereinbarungen“, sagt Dr. Rainer Kappler, Vertreter der Steuerberaterkammer München und niedergelassener Steuerberater in Augsburg. Außerdem sei neben den umsatzsteuerrechtlichen Angaben zu überprüfen, ob die Leis­tungsmengen und vereinbarten Preise passen.

Rechnung korrigieren
Eine Rechnung kann berichtigt werden, wenn sie nicht alle oder falsche Angaben enthält. Dabei müssen nur die fehlenden oder unzutreffenden Angaben ergänzt oder berich­tigt werden. Die Korrektur muss sich eindeutig auf die entsprechende Rechnung beziehen, etwa durch Angabe der Rechnungsnummer der ursprünglichen Rechnung.
Betrifft die Korrektur auch unberechtigte Steuerausweise, muss der Rechnungsaussteller bei dem für seine Besteuerung zuständigen Finanzamt eine Berichtigung beantragen. Dabei hat er den Namen und die Anschrift des Rechnungsempfängers mitzuteilen. Das Finanzamt holt dann eine Auskunft beim Finanzamt des Rechnungsempfängers ein und teilt nach Prüfung der Voraussetzungen dem Rechnungsaussteller mit, ob er die Rechnung berichtigen kann. „Einige Unternehmer verstehen nicht, warum das ganze Thema Umsatzsteuer so streng gehandhabt wird“, weiß Kappler. „Aber die Pflichtangaben sind einfach dazu da, den Umsatzsteuerbetrug zu verhindern und nicht, um Unternehmer zu ärgern.“ Betriebsprüfer müssten leicht feststellen können, ob die Umsatzsteuer korrekt erhoben wurde.

Richtig mahnen
Ob Klein- oder Großbetrieb: Die Zahlungsmoral sinkt. Damit man die Zahlung überhaupt verlangen kann, muss sie zunächst einmal fällig sein. Bei einigen Vertragstypen, z. B. Werk- oder Dienstvertrag, gelten spezielle Fälligkeitsregeln. Danach ist eine Zahlung sofort, also nach Erbringung der vertraglichen Leistungen fällig.
Trotzdem ist eine Mahnung erforderlich, damit der Schuldner in Verzug kommt und den Vertragsschaden ersetzen muss. Hierunter fallen in erster Linie Zinsen und ggf. Anwaltskosten. Unter Kaufleuten ist die Mahnung aber als Voraussetzung für Zinszahlungen nicht erforderlich. Der Schuldner kommt spätestens dann in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung zahlt. Ist der Schuldner Verbraucher, so gilt eine die 30-Tage-Klausel nur, wenn in der Rechnung besonders auf diese Rechtsfolge hingewiesen wird.
Darüber hinaus gibt es weitere Fälle, in denen eine Mahnung überflüssig ist. Das ist zum Beispiel dann der Fall, wenn der Schuldner die Zahlung ernsthaft und endgültig verweigert oder wenn der Schuldner die Zahlung bereits angekündigt hat, dann aber doch nicht leistet.
Die Mahnung ist an keine Form gebunden, sollte aus Beweisgründen aber schriftlich erfolgen. Es muss zum Ausdruck kommen, dass der Gläubiger sein Geld nun dringend bekommen möchte. Die Zahlungserinnerung kann als Mahnung gewertet werden. Es genügt ein einziges Schreiben, in dem Datum und Rechnungsnummer sowie das Fälligkeitsdatum benannt sind.

Immer schön verpacken
Zu guter Letzt: Auch wenn es zum Layout einer Rechnung keine Vorschriften gibt, macht es sich gut, sie in einer ansprechenden Form zu gestalten. Denn schließlich ist sie genauso ein Aushängeschild für das professionelle Unternehmen wie die Website, wie Flyer oder andere Marketingformate. Die Empfehlung lautet daher: Logo, Geschäftsfarben und Unternehmensschriften verwenden. Und auch eine Dankesformel am Ende für den Auftrag erfreut Kunden und trägt zu seiner Bindung bei.

Autorin: Angela Kanders, freie Journalistin