Software-Tools zur Erstellung einer XRechnung

Die XRechnung ist der offizielle Datenaustauschstandard für elektronische Rechnungen, der vom Deutschen Gesetzgeber auf Basis einer EU-Norm beschlossen wurde. Dabei wird die Rechnung im XML-Dateiformat gespeichert, die dann auch elektronisch gelesen werden kann. Wichtig ist die XRechnung vor allem für Geschäftsabwicklungen mit Bundes- und Landesbehörden, auch der Zahlungsverkehr bei kommunalen Ausschreibungen laufen immer häufiger über diesen Standard. Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten, XRechnungen zu erstellen – die meisten Buchhaltungsprogramme haben diesen Service schon integriert. Aber gerade kleine und mittelständige Unternehmen, die ihre Buchhaltung noch nicht rein digital führen, können auch auf kleine und kostengünstige Software-Tools zurückgreifen.

Grundsätzlich gibt es verschiedene Möglichkeiten, eine XRechnung zu erstellen. Entscheidend für die richtige Wahl ist, auf welchem Wege bisher Rechnungen erstellt werden. Wer ein einfaches Programm nutzt, um Rechnungen zu erstellen, ein Mahnwesen zu führen, aber die Buchhaltung nicht selbst macht oder mit einfachen Mitteln und ESTER, der sollte schauen, ob sein Rechnungsprogramm die XRechnung schon integriert hat. Falls nicht, wird ein Wechsel nötig zu einer Software, die das Tool für die elektronische Rechnung bereits beinhaltet. Sollte schon ein Buchhaltungsprogramm eingesetzt werden, ist die XRechnung oder das andere digitale Austauschformat ZUGFeRD in aller Regel bereits integriert.

XRechnungs-Generatoren

Für diejenigen, die ihr Rechnungswesen noch rudimentär mit Text- und Listen-Programmen führen, empfehlen sich sogenannte XRechnungs-Generatoren. Diese Generatoren verzichten auf ein großes Drumherum von Rechnungserstellung für die Buchhaltung, auf Archiv-Funktion oder schick designte Vorlagen. Die braucht es für die reine XRechnung auch gar nicht: denn diese für Maschinen lesbaren Formate sind nicht hübsch, sondern rein funktional. Die Rechnungen sind mit wenigen Klicks erstellt, werden heruntergeladen und an die Behörde geschickt. Der Nachteil: Rechnungsdaten müssen händisch in den Generator übertragen werden, im Ergebnis gibt es das Austauschformat, aber eben keine lesbare Kopie für die eigene Ablage oder gar für den Geschäftspartner.

Übrigens: Auch für die XRechnung als elektronische Rechnung gibt es Aufbewahrungsfristen!

Wichtige Daten für die Erstellung einer XRechnung

In der XRechnung sind neben den typischen Rechnungsdaten wie Adressat, Rechnungssteller, Datum, Summe, Leistung auch einige Informationen untergebracht, die die XRechnung rechtssicher machen. Grundvoraussetzung für eine XRechnung ist die Registrierung bei der Zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE).

Weiteres wichtiges Element ist die Leitweg-ID, diese ist beim Zentralen Finanzwesen des Bundes ZFB anzufragen. Dies erfolgt über die Internetseite www.e-rechnung-bund.de/kontakt. Wo auf Länderebene die Leitweg-ID angefordert werden kann, verändert sich noch regelmäßig. Aktuelles findet sich auf der Website xeinkauf.de/xrechnung/.

E-Rechnungen mit ZUGFeRD

Es gibt noch einen weiteren Standard für elektronische Rechnungen, genannt ZUGFeRD. Das Forum elektronische Rechnung Deutschland hat unter dem Namen ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) zusammen mit Verbänden, Unternehmen und Behörden ein einheitliches Rechnungsdatenformat für den elektronischen Rechnungsaustausch entwickelt.

Das Format hat ein paar technische Vorteile: XRechnung ist auf deutsche Behörden optimiert, ZUGFeRD orientiert sich stärker an Bedürfnissen der Wirtschaft . Tatsächlich sind vor allem Buchhaltungsprogramme mit dem Format ausgestattet.

XRechnung erstellen mit Rechnungs- und Buchhaltungsprogrammen

Die meisten großen Buchhaltungstool-Anbieter haben die Notwendigkeit der zertifizierten E-Rechnung per XRechnung oder ZUGFeRD erkannt und bereits umgesetzt. Aber auch die kleineren Anbieter, mit denen man die Buchhaltung online erstellt, arbeiten an der Implementierung oder haben sie bereits fertig. Ob mit Datev, lexoffice oder sevDesk: E-Rechnungen können hier bequem mit der aktivierten ZUGFeRD-Funktion erstellt werden und stehen als normale Rechnungen im PDF-Format und zusätzlich als elektronisch auslesbares Dokument im XMLFormat bereit. Bei Datev, der von den meisten Steuerberater-Kanzleien verwendeten Buchhaltungssoft ware, sind die Lösungen für elektronische Rechnungen bereits so integriert, dass sie vom System gemäß dem gesetzlichen Standard versenden werden, ohne dass man sich als Anwender Gedanken über das passende Rechnungsformat machen muss. Es gibt keinen Medienbruch im Prozess der Rechnungserstellung und -verarbeitung, Geschäft spartner können die E-Rechnung durch Übermittlung strukturierter Daten leicht weiterverarbeiten und die Übermittlung ist sicher.

Das cloudbasierte Buchhaltungsprogramm Fastbill hat die XRechnung ebenfalls in sein System integriert – alle Rechnungen, die als PDF heruntergeladen werden, kommen auch automatisch als XRechnung mit. Sage, ebenfalls eine cloudbasierte Finanzbuchhaltung, generiert XRechnungen, ZUGFeRD Rechnungen und auch das französische Format Factur-X. Billomat, ein schlankes cloudbasiertes und noch junges Buchhaltungsprogramm, bietet E-Rechnungen in Form von XRechnung und ZUGFeRD an.

Soll ein reines Rechnungsprogramm verwendet werden, bietet sich Zervant an, das E-Rechnungen schon in der Basisversion integriert hat. Ohne Extrakosten können XRechnungen aber auch ZUGFeRDRechnungen erstellt und entweder manuell versendet, hochgeladen oder direkt aus Zervant verschickt werden. Eine Alternative ist B2Brouter, ebenfalls ein cloudbasiertes Rechnungsprogramm, das hilft , Rechnungen und andere Geschäftsdokumente im richtigen Format zu erstellen, herunterzuladen oder über Netzwerke zu senden und zu empfangen. Mit der kostenlosen Basisversion können unbegrenzt viele XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen erstellt und über Peppol versendet werden. Die Premiumversionen ermöglichen den internationalen Rechnungsversand in 120 Länder oder die einfache Anbindung von Drittsystemen über verschiedene Schnittstellen.

Generatoren für XRechnung

Noch bevor die Buchhaltungstools-Anbieter die E-Rechnungsformate integriert haben, sind findige Programmierer auf die Möglichkeit gestoßen, spezialisierte Websites zur Erstellung von XRechnungen anzubieten. Der Vorteil ist klar: Es muss kein aufwändiges und teures Buchhaltungsoder Rechnungsprogramm laufen, um XRechnungen oder ZUGFeRD-Rechnungen zu erstellen. Der Markt solcher Generatoren ist recht unübersichtlich und ist noch in Bewegung.

Das Unternehmen EinfachX hat sich auf XRechnungen spezialisiert und bietet mit dem x creator einen einfachen Generator. Schritt für Schritt wird man bis zur fertigen XRechnung geführt, jederzeit kann zwischengespeichert werden und auch Rechnungsvorlagen für wiederkehrende Rechnungen können hinterlegen werden. Fertige XRechnungen werden am Ende automatisch mit Hilfe des offiziellen Prüftools der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) durch den Generator validiert. Das Ganze läuft lokal und offline ab, das heißt Daten bleiben beim Anwender. Mit dem x viewer können XRechnungen gelesen werden – quasi aus Maschinensprache in ein regulär lesbares PDF umgewandelt. EinfachX XCloud ist das cloudbasierte Gegenstück zu XCreator. Der Funktionsumfang ist vergleichbar, der Unterschied ist einfach lokale Installation gegenüber browserbasiert ohne Installation.

Das Invoice-Portal.de bietet eine Cloudbasierte Lösung für die Rechnungsstellung und Peppol-Nutzung an. Dabei werden auch spezielle Schnittstellen für die Deutsche Bahn und Behördenportale wie ZRE und OZG-RE unterstützt und Datenschnittstellen zu gängigen ERP-Systemen über E-Mail, SFTP und API angeboten.

Das Unternehmen Nortal AG hat sich auf die Erstellung von XRechnungen spezialisiert, bietet einen kostenlosen Test und dann auch die Möglichkeit weiterer XRechnungen nach einer Anmeldung. Noch mehr Service bietet der XRechnungs-Check. Der Tool prüft, ob die digitalen Rechnungen den Vorgaben entsprechen. Ein Viewer hilft dabei, die kryptische Maschinensprache in ein lesbares PDF umrechnen zu lassen und mit der XRechnungs-Library können die E-Rechnungen in den eigenen Buchhaltungs-Workflow integriert werden.

Weitere Generatoren sind Perfect ERechnung von soft Xpansion, die Cloudlösung x zero von crossinx und der Dienst xrechnung.io der cosinex GmbH.

Autor: Peter Altmann

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