Fahrtenbuch: Streitpunkt zwischen Unternehmen und Finanzamt

„Schon bei den kleinsten Mängeln verwirft der Prüfer das Fahrtenbuch“, weiß Steuerberater Roland Franz, Geschäftsführender Gesellschafter der Steuerberatungskanzlei Roland Franz & Partner in Essen und Velbert. Die Folge: Der zu versteuernde Betrag für die Privatnutzung des Firmenwagens und für die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb wird entweder nach der 1-Prozent-Regelung ermittelt oder er wird bei einer unterstellten betrieblichen Nutzung von weniger als 50 Prozent geschätzt.

Anforderungen an das Fahrtenbuch

Die wichtigsten Voraussetzungen für das Führen eines Fahrtenbuches sind folgende:

• Das Fahrtenbuch aus Papier muss in gebundener Form geführt werden.
• Der Fahrzeugführer muss jede Fahrt – egal ob betrieblich oder privat – mit Datum, Kilometerstand zu Beginn und zum Ende der Fahrt notieren/aufzeichnen.
• Festzuhalten sind zudem das Ziel der Fahrt, der Reisezweck und die Namen der aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner.
• Die Aufzeichnungen müssen zeitnah, vollständig und korrekt in gebundener Form erfasst sein.
• Nachträgliche Änderungen dürfen entweder nicht möglich sein oder sie müssen nachvollziehbar protokolliert werden.

Typische Fehler beim Fahrtenbuch

Meldet sich ein Prüfer des Finanzamtes zu einer Betriebs- oder Lohnsteuerprüfung an, kommt es bei so manchem Betriebsinhaber in puncto Fahrtenbuch zu einer Kurzschlusshandlung. Die korrekten Aufzeichnungen werden für mehrere Jahre in ein neues Papierfahrtenbuch sauber und sorgfältig übertragen, damit der Prüfer des Finanzamtes keine Bedenken äußern kann. „Dabei können genau diese neuen Aufzeichnungen steuerlich zum Verhängnis werden“, sagt Roland Franz und fährt fort: „Denn der Prüfer wird misstrauisch, wenn ihm ein Fahrtenbuch in einer gleichbleibenden Schriftform über viele Jahre immer mit dem gleichen Stift und ohne Gebrauchsspuren vorgelegt wird.“ Die Folge kann sein: Der Prüfer wird das Fahrtenbuch als steuerlich unwirksam einstufen.

Das gleiche Problem sieht der Steuerexperte, wenn man jede einzelne Fahrt ehrlich und zeitnah in einer Excel-Tabelle einträgt. Auch hier wird das Finanzamt die steuerliche Wirksamkeit des Fahrtenbuchs verneinen. Denn bei Excel-Aufzeichnungen sind jederzeit Änderungen möglich, die nicht nachvollziehbar dokumentiert werden. „Es genügt für die steuerliche Unwirksamkeit des Fahrtenbuchs also, dass die bloße Möglichkeit von Manipulationen besteht. Ob diese tatsächlich stattgefunden haben, muss der Prüfer nicht nachweisen“, gibt Roland Franz zu bedenken.

Typische Überprüfungsmethoden

Unabhängig davon, ob das Fahrtenbuch in Papierform oder elektronisch geführt wird, sind bei Betriebsprüfungen insbesondere folgende Überprüfungen der Aufzeichnungen zu erwarten.

Der Prüfer des Finanzamtes vergleicht die Kilometerstände laut Fahrtenbuch mit den Werkstattrechnungen.

Der Prüfer sucht nach Mängeln in den Aufzeichnungen (vergessene Fahrten, nicht eingetragene Fahrtziele, Änderungsmöglichkeit ohne Protokollierung bzw. ohne plausiblen Nachweis der Änderung).

Es werden die Telemetriedaten des elektronischen Fahrtenbuchs ausgelesen. Dabei sucht der Prüfer stichprobenartig nach Umwegfahrten aus privaten Gründen, die nicht aufgezeichnet wurden. Gesucht wird in diesen Daten auch nach Eintragungen, die nicht mehr zeitnah erfolgten.

Strafrechtliche Beurteilung bei „Fehleintragungen“

Das Fahrtenbuch stellt, wie auch Rechnungen, eine Urkunde im Sinne des § 267 Strafgesetzbuch dar. Bei falschen Eintragungen und/oder bewussten Manipulationen macht man sich wegen Steuerhinterziehung strafbar. Steuerberater Roland Franz fügt hinzu: „Wenn die Bußgeld- und Strafsachenstelle, die für die Aufklärung und Verfolgung von Steuerhinterziehungen zuständig ist, z.B. im Rahmen einer Betriebsprüfung eine Urkundenfälschung feststellt, gibt sie den Fall an die Staatsanwaltschaft ab“. Zu dem Verfahren wegen Steuerhinterziehung kommt mitunter ein Verfahren wegen Urkundenfälschung hinzu.