Wie finde ich die richtigen Heinzelmännchen?

Diese Frage konnten wir im vorherigen Teil (IKZ 12/2023) nicht final beantworten, denn wir mussten feststellen, es bedarf ein wenig Vorarbeit. Aber wir gehen den Weg gemeinsam. Schritt für Schritt nähern wir uns den für Sie passenden Lösungen. Vielleicht haben Sie es gemerkt, ich spreche nicht mehr von der richtigen Lösung, sondern von den für Sie passenden Lösungen. Und genau da liegt die Schwierigkeit: Richtig sind viele, aber sie müssen zu Ihren Arbeitsabläufen passen. Aus diesem Grund haben wir uns in IKZ 12/2023 angeschaut, wie Sie Ihre aktuellen Prozessabläufe aufnehmen und über eine Schwachstellen- und Verbesserungspotenzialanalyse die Grundlage für die Strategie zur Digitalisierung Ihres Betriebes, und damit der Auswahl von Heinzelmännchen – also den Lösungen – gelegt haben.

Nun stellt sich für Sie wahrscheinlich die Frage: Wie geht es weiter und wo soll man anfangen? Zur Beantwortung dieser Frage hat das Mittelstand-Digital Zentrum Handwerk einen Check entwickelt. Er soll helfen, Ihre Situation einzuschätzen. Zu jedem der 16 Handlungsfeld (Bild 1) sind nur zehn Fragen zu beantworten. Am Ende ergibt die Auswertung, ob der Handlungsbedarf im jeweiligen Handlungsfeld niedrig, mittel oder hoch ist.

Den Check können Sie mit dem Button „Check starten“ oberhalb von Schritt 3 „Handlungsbedarf entdecken“ im Digitalisierungspfad (bit.ly/digipfad) oder bei der Bearbeitung des Schritts füllen. In den 16 Handlungsfeldern werden Aufgaben bzw. Funktionen zusammengefasst, die in der Wertschöpfungskette eines Betriebs von Bedeutung sind. Was sich genau hinter den Handlungsfeldern verbirgt können Sie in Schritt 3 „Handlungsbedarf entdecken“ nachlesen. Hier werden die Handlungsfelder in Videos erläutert und Sie können ein Dokument mit ausführlichen Informationen herunterladen. Die Handlungsfelder finden Sie in den verschiedenen Prozessen in Ihrem Betrieb wieder. Wie diese verknüpft sind, soll hier nur in einem Beispiel, dem Handlungsfeld Kundenkommunikation gezeigt werden. Es umfasst Funktionen, die an unterschiedlichen Stellen während der Auft ragsabwicklung anfallen, und zwar immer dann, wenn Informationen mit dem Kunden ausgetauscht werden oder Abstimmungen stattfinden. Also in sechs von acht Prozessen – nicht in Human Resources und Fuhrpark (Bild 2).

Damit ist ein weiterer Schritt auf dem Digitalisierungspfad zu Ihrem Leitbetrieb getan. Sie wissen nun 

• wie die Prozesse und Arbeitsabläufe in Ihrem Betrieb tatsächlich aussehen,
• haben sie festgehalten und
• haben Ihren Handlungsbedarf erkannt und können eine Priorisierung vornehmen. 

Vielleicht haben die Fragen des Checks auch geholfen, neue Möglichkeiten zur Arbeitserleichterung zu entdecken.

Im nächsten Schritt geht es darum, Ihren Leitbetrieb zu erstellen. Mit „Leitbetrieb“ ist die Zukunft svision von Ihrem Betrieb gemeint. Also: Wie wollen Sie in Zukunft arbeiten, wenn Sie die Ideen, Wünsche und vieles Anderes mehr – einfach alles – umgesetzt haben. Diese Zukunft svision müssen alle Beteiligten bei der Erstellung der Strategie, wie auch der Umsetzung, immer vor Augen haben, damit der direkte Weg zum Ziel genommen werden kann und Entscheidungen auf einer soliden Basis getroffen werden können. Dies betrifft insbesondere die Soft - warelösungen mit den Schnittstellen bzw. Daten und die Funktionalitäten der jeweiligen Lösungen sowie deren Kompatibilität untereinander.

Zur Erstellung Ihres Leitbetriebs ist es empfehlenswert, sich Unterstützung zu holen, jemanden, der Ihr Team und Sie bei der Erstellung Ihrer Zukunft svision begleitet. Wichtig ist eine Anbieterneutralität mit Fokus auf die Möglichkeiten deren technische Umsetzbarkeit. Wir nennen diesen Berater gern „den Übersetzer“, denn er sollte beide Branchen, Handwerk und Soft ware, kennen.

Bei der Visualisierung Ihres Leitbetriebs hilft die Modellierung des Leitbetriebs der Glaserei Durchsichtig (Kapitel 4 „Herausforderungen formulieren“; bit.ly/digipfadglaser). Auch diese können Sie sich herunterladen und mit dem BPMN¹)-Modellierer auf Ihre Bedürfnisse anpassen. Zur Inspiration Ihres Leitbetriebs stellt sich die Glaserei Durchsichtig vor. Bitte beachten Sie: Vielleicht gibt es bereits neue Möglichkeiten, die Herr Durchsichtig und sein Team noch nicht berücksichtigen konnten.

Das nächste Etappenziel ist erreicht, und zwar ein sehr wichtiges: Ihre Vision – Ihr Leitbetrieb. Er wird Sie bei der Umsetzung kontinuierlich begleiten und muss auf jede Entscheidung abgestimmt sein.

Als nächstes müssen Sie sich der Beantwortung der Frage widmen: Welche Anforderungen habe ich an die neuen digitalen Werkzeuge? Als Hilfsmittel dient im Digitalisierungspfad die Funktionalitäten-Matrix der Glaserei Durchsichtig. Mit ihr lässt sich ein Anforderungskatalog erstellen, der Sie zusammen mit der Modellierung Ihres Leitbetriebes bei den Gesprächen mit Softwareanbietern unterstützt. Auch hier die Empfehlung: Holen Sie den oben beschriebenen Übersetzer mit an den Tisch. Denn er oder sie kennt die Fragen, die gestellt werden müssen, damit die Lösungen auch zu Ihrer Vision und Ihren Anforderungen passen.

Eine gute Vorbereitung für das Gespräch mit den Softwareanbietern ist, die Ziele zu formulieren. Die Ziele wiederum bieten die Möglichkeit potenzielle Herausforderungen zu erkennen und dadurch bestens auf den Umstellungsprozess vorbereitet zu sein. Bei der Formulierung ist der Ansatz der SMART-Technik hilfreich. Ihre Vorgaben sollten spezifisch, messbar, angemessen, realistisch und terminierbar sein. Bei der Formulierung der Zielkriterien unterstützen die Kontrollfragen (Bild 3). Weitere Informationen und Beispiele, wie Sie die SMART-Technik nutzen, enthalten das Kapitel 4 des Digitalisierungspfades. 

Ein nächstes Etappenziel ist erreicht. In der nächsten Ausgabe (IKZ 14/2023) geht es darum, passende Lösung zu finden.

Autorin: Dr.-Ing. Martina Schneller, Mittelstand-Digital Zentrum Handwerk, Schaufenster Krefeld

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1) Business Process Model and Notation (BPMN) ist eine Symbolsprache zur grafischen Darstellung von Arbeitsabläufen.

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