Stundenverrechnungssatz ermitteln [Seite 1 von 2]

Wenn der Jahresüberschuss laut Gewinn- und Verlustrechnung beim Einzelunternehmen für die jährlichen Privatentnahmen und bei der GmbH nach ausreichendem Geschäftsführergehalt für die schwarze Null ausreicht, scheint wirtschaftlich alles in Ordnung. Aber ist das so? Oder sollte mit Blick auf die Zukunft des Betriebes doch einmal genauer hingeschaut – also gerechnet – werden?

Wenn es um ihre Stundenverrechnungssätze geht, antworten Handwerker oft : „Rechnen nützt nichts, ich muss mich nach dem Wettbewerb richten“. Hier fragt sich, mit welchem Anspruch sich der Betrieb im Markt durchsetzen will: als Billigheimer oder als die Nummer 1 in Qualität und Service? Es geht auch um die mittelfristigen Perspektiven: Wurden die Entnahmen bzw. das Geschäft sführergehalt schon länger nicht mehr erhöht? Wäre der Betrieb beim aktuellen Gewinn für einen Nachfolger attraktiv? Stehen für eine Zukunft ssicherung Investitionen an, und wäre das derzeitige Ertragsniveau dafür ausreichend? Es gibt eine Reihe guter Gründe, den eigenen Stundenverrechnungssatz (wieder) einmal genau zu kalkulieren. Wer dies regelmäßig am Jahresende im Zuge der betrieblichen Auswertungen durchführt, mag aktuell bei den steigenden Preisen zusätzlich einmal zwischendurch kalkulieren, um seine Rentabilität steuern zu können.

Der errechnete Stundenverrechnungssatz kann zu zwei möglichen Einschätzungen führen:

• Der errechnete Stundenverrechnungssatz ist kosten- und gewinndeckend. Alles ist in bester Ordnung. Liegt der Betrieb damit unterhalb der Preisforderungen des Wettbewerbs, die sich z. B. mithilfe der LGH-Betriebsvergleiche¹) ermitteln lassen, ist vielleicht sogar eine Erhöhung möglich.
• Der aktuell im Markt durchgesetzte Satz liegt (deutlich) niedriger als der errechnete: Dann gilt es, eine „Gewinnlücke“ zu schließen: mittels Optimierungen in den internen Abläufen und/oder hinsichtlich Angebotspalette und Kundenstruktur. 

In vier Schritten zum Stundenverrechnungssatz

Der Stundenverrechnungssatz ist nicht die einzige betriebswirtschaft liche Berechnung, das zeigt auch das im Internet verfügbare Material – es gibt z. B. Checklisten zu Preiskalkulation und Rechnungswesen auf www.existenzgruender.de²), oder eine Th emenseite der Handwerkskammer Düsseldorf zum Unternehmenskonzept³) – aber eine sehr grundlegende.

Die Formel lautet einfach: Kosten geteilt durch Stunden = Stundenverrechnungssatz. Es geht darum, die gesamten Kosten des Unternehmens auf die den Kunden in Rechnung zu stellenden Stunden zu verteilen. Damit tatsächlich alle Kosten „bezahlt“ werden, inklusive des erforderlichen Gewinns.

Ab hier geht es für einen Betriebsinhaber oder Geschäftsführer schon um die eigenen Zahlen. Daher gehört zu diesem Beitrag ein Excel-Rechner⁴) zum Stundenverrechnungssatz. Im Internet gibt es Tools⁵) für weitergehende Berechnungen.

Bestimmungsgröße 1: Die Kosten des Betriebes

In die Berechnung des Stundenverrechnungssatzes gehen drei wesentliche Bestimmungsgrößen ein. Mit diesen betrachten Betriebe zugleich die eigenen Strukturen und erhalten viele Hinweise für Verbesserungen.

Die erste Bestimmungsgröße sind die Kosten: Alle werden erfasst, keine Kostenart darf vergessen werden. Die Kostengruppen im Deckblatt der Betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) mit den dahinterliegenden Konten gemäß Wertenachweis bieten eine gute Ausgangslage. Die vier großen Kostengruppen sind:

• Wareneinsatz/Materialverbrauch
• Personalkosten
• Sachkosten
• Abschreibungen

Bestimmungsgröße 2: Gewinnzuschlag

Kostendeckung kann nicht das unternehmerische Ziel sein. Es muss Gewinn erwirtschaftet werden. Je nach Rechtsform gilt:

• GmbH: Die private Seite des Unternehmers ist bereits in den Personalkosten als Geschäftsführergehalt berücksichtigt.
• Einzelunternehmen: Die private Seite wird aus dem Jahresüberschuss in Form von Privatentnahmen finanziert. Bei der Berechnung ist es sinnvoll, die Privatentnahmen als „kalkulatorischen Unternehmerlohn“ in die Personalkosten mit aufzunehmen.

Deren Höhe ist eine Frage des individuellen Anspruchs z. B. für Lebensunterhalt, Altersvorsorge, Rücklagenbildung etc.

Der Gewinnzuschlag deckt darüber hinaus das allgemeine Unternehmensrisiko ab. Hier spielt auch das Eigenkapital eine Rolle: Ist Unternehmenswachstum geplant, muss das Eigenkapital entsprechend wachsen. Das Geld dafür muss verdient werden.

Das bedeutet, je nach Rechtsform:

• GmbH: Diese sollte einen (deutlichen) Jahresüberschuss ausweisen, der im Unternehmen verbleibt und/oder an die Gesellschafter ausgeschüttet wird.
• Einzelunternehmen: Der Jahresüberschuss sollte (deutlich) über dem Entnahmebetrag liegen. Dieser Mehrbetrag verbleibt im Unternehmen und/oder wird entnommen.

Zudem ist der für diesen Gewinn kalkulierte Steueraufwand zu berücksichtigen.

Der Gewinnzuschlag ist eine Stellschraube für die Höhe des Stundenverrechnungssatzes, er wird auf den über die Kosten und abrechenbaren Arbeitsstunden ermittelten Stundenverrechnungssatz aufgeschlagen.

Bestimmungsgröße 3: Maximal abrechenbare Stundenzahl

Die personelle Kapazität wird ermittelt. Die Berechnung beinhaltet viele Stellschrauben für Verbesserungspotenziale.

Von 365 Tagen werden abgezogen:

• Samstage, Sonntage, Feiertage: Damit bleiben 252 Arbeitstage im Jahr (9 Feiertage unterstellt – je nach Bundesland ggf. mehr) pro Mitarbeitendem
• Urlaubstage laut Tarifvertrag oder Arbeitsvertrag
• Durchschnittliche Krankheitstage
• Durchschnittliche Fortbildungstage

Daraus errechnet sich die Zahl der maximal abrechenbaren Arbeitsstunden pro Jahr.