Besser keine digitalen Lücken

Immer wichtiger werden qualitativ hochwertige Daten, denn sie legen die Basis für eine eziente Bearbeitung des gesamten Bauprozesses. Umfangreiche Informationen sollen mit wenigen Fingertipps zur Verfügung stehen. Um das zu erreichen, hat der ZVSHK die Produktdatenplattform Open Datapool in der SHK-Branche etabliert. QZ-zertifizierte Hersteller liefern bestmögliche Datenqualität und ermöglichen Datentransfer über die aktuellen Schnittstellen.

Auch bei dem derzeit hohen Auftragsbestand müssen widrige Umstände wie Pandemie, Personalmangel, Materialengpässe, Energieknappheit und Inflation jeden Tag aufs Neue von den Handwerksunternehmern gemanagt werden. Da gilt es, jede Person im Team möglichst effizient einzusetzen.

Vor allem kaufmännische Prozesse sind mittels Digitalisierung „relativ“ einfach zu optimieren, wenn mit moderner Handwerkersoftware gearbeitet wird. Moderne Schnittstellendienste wie IDS 2.5, Open Document Exchange (ODX) und Open Masterdata ermöglichen im Idealfall eine Kommunikation mit Lieferanten ohne Medienbruch. Neben der digitalen Rechnungsstellung sollen eine digitale Bestellung, die digitale Bestätigung und der digitale Lieferschein sicherstellen, dass Rechnungsprüfungen digital unterstützt werden können. [Auch der Lieferavis soll zukünftig in die medienbruchfreie Arbeit integriert werden].

Wichtig ist, dass diese Belege automatisch übertragen werden – ohne menschliches Eingreifen von Server zu Server. Ähnlich einer E-Mail, die einfach ankommt, wird die Arbeit stark vereinfacht.

Im Datentransfer sind Zeitfresser unerwünscht

Gibt es allerdings Hemmnisse in der Datenqualität oder gar Brüche aufgrund unzureichender Schnittstellen, sind dies Zeitfresser, die angesichts immer knapper werdender Ressourcen im Mitarbeiterstab nicht hinnehmbar sind und dringend abgeschafft gehören – ein ganz wichtiger Punkt innerhalb des Qualitätszeichens „Zertifizierter Hersteller“.

Als die Kriterien für das transparente Verfahren der Zertifizierung entwickelt wurden, gab es von Seiten des SHK-Fachhandwerks ein ausdrückliches Votum dafür, mit dem Qualitätszeichen auch die Erwartungen des Handwerks an die bestmögliche Datenversorgung zu adressieren, um zukünftig über die Artikelrecherche, Preis- und Verfügbarkeitsanfragen bis hin zur Rechnungsprüfung und Aftersale alle Prozesse digital abbilden zu können. Im transparenten Zertverfahren gibt es klar definierte Anforderungen zu Datenqualität und Bereitstellung.

QZ-Kriterien erwarten hohe Datenqualität

Nachfolgend dazu die entsprechend definierten Punkte:

Der QZ-zertifizierte Hersteller erfüllt die Datenqualitätsrichtlinie für Produktstammdaten in aktueller Fassung. Denn die bestmögliche Datenqualität stellt die Basis jeder Prozessoptimierung dar, zum Beispiel für die Abwicklung von elektronischen Bestellprozessen oder die Anbindung verschiedener Softwaresysteme.

• Der QZ-zertifizierte Hersteller liefert das Produktsortiment komplett ohne Ausnahme, ebenso alle Ersatzteildaten. Da Hersteller mit dem Qualitätszeichen unter anderem ausdrücken, Ersatzteile auch 10 Jahre nach Auslaufen einer Serie anzubieten, kann dies nicht auf die aktuellen Produkte beschränkt sein, sondern müssen Ersatzteildaten auch für nicht mehr produzierte Geräte zur Verfügung stehen.
• Der QZ-zertifizierte Hersteller stellt Planungsdaten zur Verfügung, denn die Verfügbarkeit guter und aktueller Plandaten ist für die handwerklichen Prozesse sehr wichtig. Diese müssen mit der gängigen SHK-Planungssoftwareverarbeitbar sein. Mit der Bereitstellung von Planungsdaten, die diesen Anforderungen entsprechen (z. B. VDI 3805, Badplandaten, BIM) unterstützen zertifizierte Hersteller effektiv die Prozesse des SHK-Fachhandwerks.
• Der QZ-zertifizierte Hersteller stellt digitale Montageunterlagen und Wartungsanleitungen zur Verfügung. Denn SHK-Fachbetriebe sind auf den direkten Zugriff auf aktuelle Unterlagen angewiesen, um Installation und Fehlerbehebung beim Kunden schnellstmöglich und fehlerfrei durchführen zu können. Die Unterlagen sollten ohne große Brüche in die digitale Bauakte aufgenommen werden können. Mit der digitalen Bereitstellung der entsprechenden Unterlagen machen zertifizierte Hersteller notwendige Informationen jederzeit verfügbar und stellen sicher, dass sie effizient in digitale Unterlagen eingebunden werden können.
• Der QZ-zertifizierte Hersteller stellt eine Zugriffsmöglichkeit über eine zentrale Datenplattform sicher (Open Datapool). Die zuvor genannten Unterlagen sollten vom SHK-Fachbetrieb ohne großen Aufwand gefunden und in seine Bauakte aufgenommen werden können. Nur so kann er effizient die gesamte digitale Dokumentation des Auftrags erledigen. Mit der Bereitstellung aller relevanten Unterlagen über Open Datapool stellen zertifizierte Hersteller die gezielte und übersichtliche Nutzbarkeit ihrer Daten im SHK-Fachhandwerk sicher.

Open Datapool ist digitales Zentrum der Branche

Inzwischen sind rund 5 Millionen Artikelstammdaten von über 400 Lieferanten auf der Datenplattform Open Datapool abrufbar. Die Datenqualität variiert dabei stark. Ziel muss es natürlich sein, dem SHK-Handwerk perfekte und komplette Stammdaten zur Verfügung zu stellen. Von den QZ-zertifizierten Herstellern können die Fachbetriebe erwarten, dass dies bereits weitgehend umgesetzt wird.

So liefern diese Hersteller ausnahmslos die für eine eindeutige Artikelidentifizierung erforderliche GTIN-Nummer. Für eine komfortable Artikel-Recherche stellen sie für ihre Artikel die ETIM-Klassifikation zur Verfügung. Die in Open Datapool recherchierten Artikel können dann über Merklisten exportiert werden. Noch nicht umgesetzt, aber möglich, ist auch ein Export der Merkliste in Lieferantensysteme (Shops).

Mit Hilfe der Internet-Zugangsdaten der SHK-Verbandsorganisation kann sich jeder Innungsbetrieb bei www.open-datapool. de anmelden. Sonstige Benutzergruppen (auch Planer und Architekten) beantragen den Zugang formlos über die Internetseite.

Bilder: ZVSHK

Fachbegriffe kurz erklärt

• IDS 2.5 ist eine Integrierte Daten-Schnittstelle, die den Softwaresystemen des Handwerks eine Verbindung zu den Shop-Systemen des Großhandels ermöglicht.
• ODX (Open Document Exchange) ist ein seit 2021 in der SHK-Branche eingeführter Standard für die Kommunikation zwischen Großhandel und Handwerk, der die digitalen Prozesse (Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferschein etc.) regelt.
• Open Masterdata ist ein Standard für die Auslieferung von Produktdaten. Der Vorteil ist dabei, dass aus der Handwerkssoftware heraus stets nur die Produktdaten angefordert werden, die im Prozess benötigt werden, was den Datentransfer auf das Erforderliche beschränkt.
• Die GTIN (Global Trade Item Number), ehemals EAN (European Article Number), ist eine Nummer aus dem GS1-System, die die eindeutige Identifikation von Produkten ermöglichen soll. In der Praxis wird die GTIN oft auch mit dem zugehörigen Strichcode gleichgesetzt.
• Die ETIM-Klassifizierung erlaubt die einheitliche Darstellung der zum Teil sehr komplexen Produktwelt und bildet damit die Grundlage für B2B-Verkaufsprozesse, insbesondere im Online-Shop.