Hüter der Lagerprozesse

Weniger Arbeit für den Chef, ein zufriedenes Team und mehr Umsatz. Was wie ein schöner Traum klingt, kann durch Lageroptimierung zur Realität werden. Davon ist das Paulus-Lager-Team überzeugt und führt als Beweis das SHK-Unternehmen Ulland auf. Der Betrieb mit 40 Mitarbeitenden wurde umstrukturiert und stellte einen neuen Lageristen ein.

Christian Ulland leitet seinen SHK-Betrieb in zweiter Generation im nordrhein-westfälischen Ahaus. Er versuchte jahrelang, das Lager selbst in den Griff zu bekommen. Da dies nicht gelang, strukturierte er seinen Betrieb mit dem Paulus-Lager-System komplett um. Gemeinsam wurden neue Prozesse eingeführt, wodurch der Umsatz um 30 % stieg und der Material- einkauf um 6 % sank – obwohl der Chef pro Woche dreißig Stunden weniger arbeitete. Klingt wie ein Märchen.

Eine selbst gezimmerte Lagerbühne, Holz- und Metallreste im Hof, unbrauchbare Regale im Lager, herumliegende Retouren für Händler und dazwischen eine kleine Gasse für den Hubwagen. Ein chaotisches, aber häufiges Bild in SHK Betrieben. Diese Zeiten sind bei Ulland GmbH vorbei: „Gemeinsam mit dem Paulus-Lager-Team haben wir unseren Betrieb neu organisiert. Das hat die Zahlen enorm verbessert, aber auch unheimlich viel im Team bewegt. Alle lieben das neue Lager“, erzählt Christoph Ulland stolz.

Vor der Lager-Umstellung arbeitete der Chef auch schon mal 70 oder 80 Stunden pro Woche, samstags und sonntags. Nach der Umstellung kommt er meist mit seiner Regelarbeitszeit „gefühlt 40 Stunden“ klar. Das hat natürlich auch Auswirkungen auf seine familiäre Situation: „Jetzt Zeit für meinen kleinen Sohn zu haben, ist wirklich unglaublich wertvoll. Auch drei Wochen Urlaub sind drin. Meine Frau und ich freuen uns darüber gleichermaßen.“

Entlastung, Zeit, Gewinn

Nach dem ersten Analysegespräch mit Doris Paulus konnten Christoph Ulland und seine Frau die prognostizierten Zahlen gar nicht glauben. Aber nachdem er sich lange mit einem Kollegen aus Norddeutschland unterhielt, der das Paulus-Lager bereits eingeführt hatte, war er überzeugt: „Doris Paulus hat wahrhaftig nicht übertrieben, denn unser heutiger Mehrwert durch die Lageroptimierung ist riesig: Wir fahren einen viel größeren Umsatz, höhere Gewinne und haben Zeit für unsere Kernaufgaben, die den Betrieb zum Erfolg führen. Wir sind wirklich froh, uns externe Hilfe geholt zu haben.“

Klare Prozesse bringen wirklich etwas

Aber nicht nur die Zahlen haben sich verändert: Christoph Ulland kann sich auf andere, wichtige Dinge konzentrieren, um die Firma voranzubringen. „Das liegt daran, dass wir durch das neue Lagersystem die Aufgaben neu – und vor allem klar – verteilt haben. Beispielsweise muss ein Projektleiter bei uns nicht mehr Zeug für die Baustelle zusammenpacken und die Monteure stibitzen sich nicht mehr untereinander Material aus den Autos. Die neuen Prozesse und Strukturen bringen wirklich etwas.“ Der Inhaber hat sein früheres Team mit einem Schmunzeln als Hühnerhaufen bezeichnet – das ist jedoch Vergangenheit.

Die neu verteilte Verantwortung sorgt in der Belegschaft für Motivation und Engagement. Alle verstehen die klar definierten Abläufe, denken mit, machen konstruktive Vorschläge für Verbesserungen. Der Unmut sei weg, der Umgang untereinander viel netter geworden.

Der Inhaber räumt ein, dass es zu Beginn natürlich Barrieren und Hürden vonseiten des Teams gab. Es fiel einigen schwer, sich der neuen Methode zu öffnen. „Aber die intensive Beratung und Aufk lärung durch das Paulus-Lager-Team hat das nötige Vertrauen geschaffen.“ Seitdem gehe es eigenständig weiter. Mit einem optimierten Lager und strukturierten, einfachen sowie sinnvollen Prozessen.

Wertvoller Lagerist

Das liegt mitunter auch an der klar definierten Aufgabe des neuen Lageristen: Diese Position verantwortet Matthias Lösing, der Jahrzehnte Erfahrung als SHK-Monteur mitbringt. Er weiß Bescheid, kennt alle Teile und ist im Team sehr angesehen. Er bewertet das Material richtig und ist somit eine wertvolle Stütze im Team. Dass diese Position nun viel wertschätzender im Betrieb gesehen wird, ist ein weiteres Learning für Ulland.

Nach der Amortisation der Lagerumstellung „nach nur einem Jahr“ sind jetzt finanzielle Mittel da, der in neue Fahrzeuge und Werkzeuge nach den Wünschen des Teams investiert wurde. Wasser und Kaffee stehen nun kostenlos zur Verfügung. Im nächsten Schritt wird das Bürogebäude umgebaut und ein Ausstellungsgebäude gebaut.

„Die Ursache für ein unorganisiertes Lager ist häufig ein Mangel an einfachen, standardisierten Abläufen. Das Paulus-Lager beseitigt diese Engpässe auf Dauer und sorgt dafür, dass ein Betrieb gar nicht erst in die roten Zahlen rutscht“, erklärt Doris Paulus, Inhaberin der Paulus-Lager GmbH. Zudem profitierten gerade die Inhaber durch einen Zeitgewinn, den sie für ihre Familie nutzen könnten, sowie mehr Freude an der Arbeit.

Doris Paulus und ihr Team sehen Lageristen als diejenigen, die im Lager die Schnittstelle zwischen Projektleiter und Monteuren besetzen. Ihre Aufgabe besteht darin, Lieferfehler zu identifizieren und das Material strukturiert bereitzustellen. In der Regel sind es Betriebe ab 25 Mitarbeitende, die einen fest angestellten Lageristen inklusive Notfallvertreter haben. Die Empfehlung von Paulus-Lager: „Für diese Position einen erfahrenen Handwerker einzusetzen, der dann in den Prozessen als Lagerleiter ausgebildet wird.“ Denn derjenige, der die Ware prüft, sollte echte Fachkenntnis haben. Dadurch werde er zu einem geschätzten Ansprechpartner für Projektleiter und Monteure im Lager.

www.paulus-lager.de

Hier geht es zum Video mit Christoph Ulland.

Konkrete Aufgaben von Lageristen

• Warenannahme und Wareneingangskontrolle mit Nachtelefonaten anhand korrekter Bestellunterlagen,
• Nachverfolgung von Lieferfehlern,
• Einlagern,
• Abwickeln des Baustellenrücklaufs anhand des definierten Prozesses,
• Retouren anhand des definierten Prozesses anstoßen und abwickeln,
• Restemanagement der Kommissionsreste,
• Kommissionen anhand kompletter interner und externer Bestellscheine und Angaben vorrichten,
• Standardmaterial bestellen, nachdem die Monteure mittels der Bestellkarten die Nachbestellung ausgelöst haben,
• Materialwert von Reklamationen ermitteln, Reklamationen anstoßen und abwickeln sowie
• neues Standardmaterial im Regal und in der EDV anlegen.

Nicht dazu gehören: Den Außenbereich kehren, Schnee schippen, Salz streuen, Müll aus den Ecken holen, Müllkisten aufräumen und das Saubermachen für Werkstattleute und Monteure. Dafür ist ein Lagerhelfer besser geeignet, denn die Qualifikation macht den geschulten Lagerleiter zu wertvoll dafür.