Einsatzplanung aus dem Home-Office
Als digitalisierter SHK-Betrieb einfacher durch die Corona-Krise
Ob im Büro oder am heimischen Küchentisch: Hückstädt-Mitarbeiter können von jedem Ort die Einsatzplanung organisieren. (Hückstädt GmbH)
Digitalisierung bedeutet, alle Schritte eines Auftrags lückenlos abbilden und ineinander fließen zu lassen: Die Angebotskalkulation überführt Hückstädt per Knopfdruck direkt in die Angebotserstellung und Einsatzplanung. (Simplias)
Der Servicetechniker kann über sein Smartphone oder Tablet auf alle Informationen zugreifen und seine Arbeit direkt dokumentieren. „mfr“ ist für iOS und Android erhältlich. (Hückstädt GmbH)
Gerade in der Krise beweist sich das ganze Potenzial einer Branchensoftware. Unterstützt sie das Arbeiten unter veränderten Bedingungen wie Social Distancing, Home Office und Infektionsschutz? Die Hückstädt GmbH ist froh, früh mit der Digitalisierung begonnen und auf das „richtige Pferd“ gesetzt zu haben.
Die seit einem Jahr anhaltende Coronakrise hat auch die SHK-Betriebe und das Handwerk vor neue Herausforderungen gestellt. Auf der einen Seite standen Auftragsstornierungen und Lieferengpässe. Auf der anderen aber auch die Unsicherheit, wie die Mitarbeiter sicher miteinander arbeiten können, ohne dass etablierte Abläufe und Effizienz leiden. Die Frage war vielerorts, wie das Team sich abstimmt und organisiert, ohne in engen Büros zusammensitzen zu müssen.
Die Hückstädt Heizungs- und Sanitär GmbH hatte schon einige Zeit vor der Krise dafür gesorgt, dass für das Zusammenarbeiten keine Anwesenheitspflicht notwendig ist. Sie haben nach und nach ihren Betrieb digitalisiert. Seit 2018 laufen in dem mittelständischen Unternehmen aus Plön die Kernprozesse der Auftragsbearbeitung über die cloudbasierte Branchensoftware „mfr.“ Kalkulation, Angebot, Einsatzplanung, Checklistenerstellung, Dokumentation, Arbeitszeiterfassung, Berichterstattung, Controlling und Reporting sowie Rechnungslegung, Nachkalkulation und Kundenkommunikation: alles erfolgt in einem Programm. Durch das Arbeiten in der Cloud können Einsatzplanung, Kundenservice, Buchhaltung, Einkauf und Controlling von jedem Ort aus zusammenarbeiten.
„Wir können ja froh sein, dass wir während der Pandemie überhaupt arbeiten dürfen“, resümiert Lars Hückstädt, Geschäftsführer beim Familienunternehmen. „Aber natürlich möchte ich meine Belegschaft bestmöglich schützen, auch um keine Personalengpässe zu riskieren. Durch „mfr“ konnten im vergangenen Jahr unsere Innendienstmitarbeiter jederzeit von zu Hause arbeiten. Monteure konnten direkt auf die Baustelle fahren und den Kontakt im Betrieb vermeiden. Denn die Abstimmung und Information untereinander lief komplett über die zentrale Software.“
Auch auf Entfernung Hand in Hand arbeiten
Und das läuft mittlerweile ganz routiniert. Die Einsatzplanung legt den Auftrag an, terminiert ihn und erstellt die optimierte Routenplanung. Sie kann Checklisten und notwendige Dokumente hinterlegen und im Notfall über das GPS-Tracking der Firmenfahrzeuge auch Notfälle eintakten.
Die Servicetechniker erhalten alle Informationen wie Kontakte, notwendige Materialien, Anlagendokumentation und Checklisten auf ihr mobiles Endgerät. Im Auftrag sind auch alle Materialien hinterlegt. Die Servicetechniker können über ihr Endgerät prüfen, ob alle Materialien im Fahrzeug vorliegen. Das ist möglich, weil das Fahrzeug genau einer Person als mobiles Lager zugeordnet ist. Aus dem Lager entnommenes Material wird eingescannt und damit auf das Fahrzeug gebucht. Alarme für Mindestmengen sichern ausreichend Verbrauchsmaterialien im Fahrzeug. Und wenn mal zusätzliches Material oder spezielles Zubehör benötigt wird, kann über die „KlarPris“-Schnittstelle direkt bestellt werden.
Der Auftrag wird auf der Baustelle anhand der digitalen Checklisten abgearbeitet, dokumentiert und unterzeichnet. Das Protokoll wird noch vor Ort zum Innendienst geschickt, der aus den dokumentierten Einträgen per Knopfdruck den Wartungsbericht für die Kunden erstellt.
Der Innendienst kann aus der Software auch gefahrene Kilometer, Arbeitszeit und verbrauchte Materialien auslesen. Das vereinfacht die korrekte und transparente Rechnungsstellung. Papierdokumentation, schwer nachzuvollziehender Verbrauch von Betriebsmitteln und das umständliche Einholen aller Informationen zur Rechnungsstellung gehören bei Hückstädt der Vergangenheit an.
Krisensicherheit heißt auch Kostensicherheit
Das hat sich bereits vor der Krise ausgezahlt, weiß Lars Hückstädt: „Unser Workflow ist deutlich optimiert. Es werden keine falschen Preise abgerechnet. Das Einspielen von DataNorm entfällt. Angebote können intuitiver erstellt werden. Viel läuft über Vorlagen, die wir auf unsere Abläufe zugeschnitten haben.“
Im Krisenjahr hat die Entscheidung, den Auftragsprozess komplett über eine mobile Software laufen zu lassen, zusätzlich bewirkt, dass die laufenden Kosten für die IT im Rahmen blieben. Kosten, die in Krisensituationen erheblich die Planungssicherheit dämpfen können. „Vorher benötigten wir Schnittstellen zu anderen Programmen“, so Hückstädt. „Das hat zwar schon einiges vereinfacht. Aber mitunter kam es bei Updates zu Fehlern. Und durch die Nutzung mehrerer Programme entstanden hohe Wartungskosten, die wir nun einsparen. Mir gibt das in der Jahresplanung eine gewisse Sicherheit.“
Lars Hückstädt ist sich zumindest sicher, dass sein Betrieb mit der Entscheidung der frühzeitigen Digitalisierung nicht nur unter Krisenbedingungen besser läuft. Gerade während des letzten Jahres hat sich aber der Mehrwert noch einmal deutlich gezeigt.
Autor: Jan Höppner, Geschäftsführer Simplias GmbH
