Nur der Gewinn zählt

EDV-Software für eine Zeit sparende Kalkulation und Auftragsabwicklung

Neben einer guten Auftragslage zählt besonders das, was nach einem abgeschlossenen Auftrag unter dem Strich übrig bleibt. Dafür müssen zum einen die Angebote sehr genau kalkuliert sein und zum anderen sollte die Auftragsabwicklung präzise bearbeitet werden. Um diese Arbeiten transparenter zu gestalten und zugleich mit minimalem Zeitaufwand bewältigen zu können, hat der Softwarehersteller Locher & Christ* aus Winterstettenstadt das Programm "LC-TOP" entwickelt.

Diese Software ist bereits praxiserprobt. So wurde sie zum Beispiel im Jahr 2002 in dem Sanitär- und Heizungs-Fachbetrieb Vagedes in Lünen integriert. Klaus Rothermel, Inhaber der Firma Vagedes, betrachtet eine solide kaufmännische Arbeit als grundlegende Voraussetzung für die Führung eines modernen und erfolgreichen Handwerksbetriebes, was sich letztendlich in der Kalkulation und der Auftragsabwicklung widerspiegelt. So betont der Firmenchef: "Richtiges Kalkulieren ist für die Sicherung der Existenz überlebenswichtig. Daher werden selbst Angebote für Privatkunden, trotz Aussicht auf einen Pauschalvertrag, mit allen notwendigen Positionen durchkalkuliert - auch wenn das gedruckte Ergebnis für den Kunden nur aus drei Zeilen Text und einer Gesamtsumme besteht." Dafür nennt der SHK-Unternehmer zwei wesentliche Gründe: Zum einen die Flexibilität bei Änderungswünschen des Kunden und zum anderen soll nach dem abgeschlossenen Auftrag die Nachkalkulation zeigen, ob die Rechnung aufgeht oder ob die Kalkulationsgrundlagen korrigiert werden müssen.

Durch die integrierte Dokumentenübersicht hat der LC-TOP-Anwender jederzeit Zugriff auf Projektunterlagen wie Angebote, Auftragsbestätigungen, Schriftverkehr oder Belege des Zahlungsverkehrs. Der "Memory-Baum" stellt sich als Suchbaum in Explorerstruktur dar. Gedruckte Dokumente lassen sich wieder aufrufen. Mithilfe eines Scanners können dem Memory-Baum auch Papierdokumente wie Arbeitsnachweise oder Skizzen hinzugefügt werden.

Kostentransparenz erreichen

Seit dem Umstieg auf das Softwareprogramm "LC-TOP" sei der Faktor Zeit nicht mehr das beherrschende Thema. Stattdessen überwiege die Transparenz, wozu Rothermel erläutert: "Die Kosten sind endlich sichtbar geworden. Es ist zum Beispiel wichtig zu wissen, wie sich ein oft vorschnell gewährter Nachlass auf den Gewinn auswirkt."

Dies lässt sich mit der Zielwertrechnung darstellen. Aus der Titelübersicht heraus lässt sich mit einem Tastenbefehl die "Was-Wäre-Wenn-Ergebnisrechnung" anzeigen. Diese Kalkulationsübersicht zeigt die Veränderung der Zuschläge, wenn der zur Verhandlung stehende Endbetrag oder ein prozentualer Nachlass eingegeben wird. Bei Unterdeckung warnt das Programm durch die Anzeige eines roten Balkens auf dem Bildschirm. Da die Zielwertrechnung auf einer zweiten Kalkulationsebene arbeitet, bleibt die Original-Kalkulation unverändert.

Bei der Erstellung von Angeboten spielt die dafür benötigte Zeit eine wichtige Rolle. Eine Zeitersparnis bietet sich durch die Erstellung und Verwendung von Musterprojekten an. Darin sollten dann die gängigsten Artikel und Leistungspositionen, strukturiert nach typischen LV-Titeln, enthalten sein. So wird die allgemein gerne genutzte Vorgehensweise unterstützt, auf bewährte Vorlagen zurückzugreifen. Mit wenigen Befehlen lassen sich dann Blöcke von Positionen oder komplette Titel aus anderen Projekten kopieren. "Die übersichtliche Programmoberfläche mit ihrer charakteristischen, tabellenorientierten Struktur bietet dabei dem Anwender ein leichtes Handling", erklärt Hartmut Radtke von der Firma Datcom GmbH in Hagen. Der EDV-Dienstleister betreut in Nordrhein-Westfalen rund 250 LC-TOP-Anwender, darunter auch den SHK-Betrieb Vagedes.

Hartmut Radtke vom EDV-Dienstleistungsunternehmen Datcom GmbH in Hagen (hinten) erklärt Marion und Klaus Rothermel vom Sanitär- und Heizungs-Fachbetrieb Vagedes die Möglichkeiten des integrierten Dokumentenmanagements.

Kundendienst als Kundenbindung

Der Kundendienst ist häufig ein wesentlicher Bestandteil eines SHK-Betriebes, was auch bei der Firma Vagedes zutrifft. Der Betrieb betrachtet dies auch als Mittel zur Kundenbindung, wozu die Software nützliche Dienste leistet, so Rothermel: "Mithilfe des EDV-Programms werden auch die Kundendaten transparent. Es lassen sich zum Beispiel Informationen über die Heizungsanlage hinterlegen, sodass der Arbeitsbericht-Vordruck für den Monteur beinhaltet, welcher Kessel und welche Pumpentypen eingebaut sind." Des Weiteren erinnert das Programm auch an die fälligen Wartungstermine.

Doch der Kundendienst verlangt darüber hinaus einiges an Organisation. Oft sind noch Zusatzarbeiten auszuführen, oder es müssen Teile bestellt und erneuert werden. Gewöhnlich hört an diesem Punkt der EDV-Einsatz erst einmal auf. Die halbfertigen Arbeitsberichte samt Aufmaß und Notizen landen meist in überquellenden Ablagekörben. Gegen diesen Mangel an Übersicht haben die Software-Entwickler von Locher & Christ den so genannten Memory-Baum entwickelt. In Explorer-Struktur hat der Anwender jederzeit Zugriff auf alle ausgedruckten Dokumente der Aufträge. Der Memory-Baum verwaltet dabei auch verschiedene Versionsstände von Angeboten. Mithilfe eines handelsüblichen Scanners können die Papierdokumente eingelesen und dem Projekt hinzugefügt werden.

Internetinformationen:
www.lc-top.de

* Locher & Christ GmbH Software-Entwicklung, Oberessendorfer Straße 11, 88456 Winterstettenstadt, Tel.: 07355/9317-0, Fax: 07355/9317-20, E-Mail: vertrieb@lc-top.de