Kurzfristige Erfolgsrechnung als betriebliche Kennziffer

Nicht nur der Umsatz entscheidet über den Erfolg

Dr. Siegfried Santura*

Zahlreiche Unternehmer im Sanitär-, Klima- und Heizungshandwerk sind der Auffassung, dass der Umsatz die wichtigste betriebswirtschaftliche Größe ist. Diese Meinung bedarf einer Richtigstellung, denn nicht der Umsatz, sondern das betriebliche Ergebnis ist entscheidend.

Die Kurzfristige Erfolgsrechnung ist ein Teilgebiet des betrieblichen Rechnungswesens. Mit ihrer Hilfe wird eine Erfolgsgröße ermittelt, die insbesondere den dispositiven Zwecken der Unternehmensleitung dient. Am bekanntesten ist dabei die Jahreserfolgsrechnung. Im Rahmen der Finanzbuchhaltung wird mit dieser Rechnungsart der Gesamterfolg eines Unternehmens als Jahresergebnis durch Aufstellung der Bilanz sowie der Gewinn- und Verlustrechnung ermittelt. Die Kurzfristige Erfolgsrechnung wird dagegen manchmal vierteljährlich, meist aber monatlich oder noch häufiger durchgeführt.

Fehler rechtzeitig erkennen und beheben

Ihre Aufgabe besteht vor allem darin, eine laufende Kontrolle des Betriebserfolges und damit der Rentabilität zu gewährleisten. Entspricht die Ergebnisentwicklung nicht den Erwartungen des Unternehmens, so werden durch eine Erfolgsanalyse die Gründe aufgedeckt. Sind die Ursachen einer Fehlentwicklung erst einmal bekannt, können in einem zweiten Schritt korrigierende Maßnahmen eingeleitet werden.

Kalkulatorische Abschreibung am Beispiel eines betrieblich genutzten Fahrzeugs

Nutzungsdauer des Kfz: 5 Jahre
Anschaffungskosten: 30.000 Euro
jährliche AfA (30.000 Euro/5): 6000 Euro

Aufgrund starker betrieblicher Nutzung des Kfz wird eine Ersatzinvestition bereits nach drei Jahren erforderlich. Das bedeutet, dass die kalkulatorische AfA nicht mit der steuerlichen zulässigen AfA identisch ist, sondern von einer Nutzungsdauer von lediglich 3 Jahren ausgeht. Also: 30.000 Euro/3 Jahre = 10.000 Euro.

Daraus folgt, dass in der Kurzfristigen Erfolgsrechnung auch die Differenz aus steuerlicher und kalkulatorischer Abschreibung in Höhe von 4000 Euro berücksichtigt werden muss (10.000 Euro - 6000 Euro). Bei halbjährlicher Erfolgsrechnung demnach 2000 Euro, bei vierteljährlicher 1000 Euro.

Doch zuerst muss die Kurzfristige Erfolgsrechnung aufgebaut werden. Dazu werden die Leistungen einer Abrechnungsperiode den abgegrenzten Kosten gegenübergestellt. Die Differenz aus beiden Größen ergibt das Betriebsergebnis. Die Ermittlung des Umsatzes ergibt sich anhand der Ausgangsrechnungen. Falls Leistungen erbracht worden sind, die noch nicht berechnet wurden oder falls Rechnungen erstellt worden sind, denen noch keine entsprechenden Leistungen gegenüberstehen, muss der Umsatz korrigiert werden.

Die Leistungen einer Abrechnungsperiode dürfen allerdings nicht mit dem fakturierten Umsatz verwechselt werden. Die Einnahmen und Erträge, die nicht aus der normalen Betriebstätigkeit resultieren, wie dem Erlös eines längst abgeschriebenen Kraftfahrzeuges, werden in der Kurzfristigen Erfolgsrechnung nicht den Umsatzerlösen zugerechnet. Je genauer die Ermittlung der Leistungen ist, umso genauer wird naturgemäß auch die Kurzfristige Erfolgsrechnung.

Wenn die Leistung nicht durch Umsatzzahlen ermittelt werden kann, so muss sie geschätzt werden. Obwohl eine Schätzung oft zu Ungenauigkeiten führt, ist dieses Verfahren besser, als auf die Erfassung der Leistung ganz zu verzichten.

Beim Ermitteln der Kosten müssen verschiedene Vorschriften beachtet werden. So dürfen in der Kurzfristigen Erfolgsrechnung nur die Kosten einfließen, die durch die Abrechnungsperiode verursacht worden sind. Bei der Auswertung wird oftmals der Materialeinkauf gleich Materialeinsatz angenommen. Führt der Materialeinkauf zu einer Erhöhung des Warenlagers oder werden für die Baustellen Materialien aus dem Lager genommen, so ist die Annahme falsch. Zur Ermittlung des tatsächlichen Materialeinsatzes sind die Veränderungen der Materialbestände zu berücksichtigen. Nimmt man beispielsweise den Warenanfangsbestand der Abrechnungsperiode, addiert ihn mit dem Wareneinkauf der Abrechnungsperiode und subtrahiert von dieser Summe den Warenendbestand der Abrechnungsperiode, steht am Ende der Gleichung der Wareneinsatz der Abrechnungsperiode.

Die Kosten, die unregelmäßig anfallen und mehrere Abrechnungsperioden betreffen, müssen auf alle Perioden verursachungsgerecht umverteilt werden. Zu diesen aperiodischen Kosten zählt unter anderem das Weihnachtsgeld, das Urlaubsgeld und diverse Versicherungen. Des Weiteren müssen auch die kalkulatorischen Kosten berücksichtigt werden. Dazu gehören der kalkulatorische Unternehmerlohn, die kalkulatorischen Zinsen und die kalkulatorische Abschreibung.

Die richtigen Schlüsse ziehen

Über die wirtschaftliche Situation seines Betriebes muss ein Unternehmer kurzfristig unterrichtet werden. Diese Information dient nicht nur zur Kontrolle und Steuerung des Unternehmens, sondern auch dazu, bei vermeintlichen Fehlentwicklungen kurzfristig Korrekturmaßnahmen einleiten zu können. Da dieser Überblick mittels einer Bilanz nicht erfolgen kann, ist es empfehlenswert, eine Kurzfristige Erfolgsrechnung aufzustellen. Ausgangspunkt dazu sind die Daten der Buchhaltung.

*) Dr. rer. soc. oec. Siegfried Santura arbeitet als selbstständiger Unternehmensberater und Wirtschaftspublizist.

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