IKZ-HAUSTECHNIK, Ausgabe 6/2004, Seite 132 ff.

UNTERNEHMENSFÜHRUNG

Zeitmanagement

Wege aus dem Chaos

Werner Neise

Stapel von unerledigter Post rufen nach Erledigung, Zettelwirtschaft so weit das Auge reicht, Anrufe genervter Kunden, weil wieder einmal ein Termin nicht eingehalten wurde? Dann läuft in Ihrem Betrieb etwas falsch. Und Sie sind vielleicht reif für ein Zeitmanagementsystem, das Ihre Betriebsorganisation verbessert und Ihnen den nötigen Freiraum verschafft, die wichtigsten Aufgaben in Angriff zu nehmen.

Zeitmanagement bedeutet, systematisches und diszipliniertes Planen der eigenen Zeit, um auf diese Weise Zeit zu sparen. Es bleibt mehr Freiraum für die wichtigen Dinge in Beruf und Freizeit. Der erste Schritt zu effektiver Nutzung der Zeit ist die Frage, ob Sie überhaupt mehr Zeit wollen. In der heutigen Zeit wirkt es "wichtig", immer beschäftigt zu sein. Entscheiden Sie für sich, was Sie wollen. Um den eigenen Umgang mit der Zeitnutzung zu verbessern, ist es sinnvoll, sich einen Überblick über die bisherige Zeit zu verschaffen. Sehr hilfreich ist die Anfertigung eines Zeitprotokolls über eine Woche. Notieren Sie darin alle Tätigkeiten, vom Aufstehen bis zum Schlafengehen. Das Zeitprotokoll wird dann analysiert: Wofür wird die meiste Zeit verwendet und inwiefern entspricht es den eigenen Bedürfnissen und Vorstellungen.

Zeitdiebe bekämpfen

Der entscheidende Engpass zu einem erfolgreichen Zeitmanagement liegt in Ihrer persönlichen Einstellung und in Ihrem Verhalten. Verschiedene so genannte Zeitdiebe stehlen Ihnen Zeit.

10 Typische Zeitsünden:

Zielsetzungen und Lebensvisionen

Entwickeln Sie Ihre eigene Zielsetzung, Ihre Lebensvision. Was wollen Sie in Ihrem Leben erreichen. Berücksichtigen Sie dabei nicht nur den Teil Ihrer beruflichen Tätigkeit. Ganzheitliches Zeitmanagement verfolgt das Ziel, für alle Lebensbereiche - Beruf, Familie, Gesundheit, und die Frage nach dem Sinn - nicht nur Zeit zu schaffen, sondern diese vier Bereiche auch in Balance zu bringen und zu halten. Die Summen der vier Bereiche ergibt zwar 100%, aber von entscheidender Bedeutung ist die richtige Balance untereinander. Wenn Sie z.B. im Bereich Beruf/Arbeit zuviel Zeit verbringen, führt das unweigerlich zu psychosomatischen Störungen im gesundheitlichen Bereich, Konflikten bei familiären oder privaten Beziehungen bis hin zur Frage nach dem Sinn des Ganzen. ("Nachdem ich nach einem Herzinfarkt auf der Intensivstation des Krankenhauses lag, ist mir einiges klargeworden", sagte ein 45-jähriger Handwerksmeister).

Ziele schriftlich definieren

Es nützt Ihnen wenig, von einem erfüllten Leben zu träumen, wenn Sie keine Schritte unternehmen, um Ihre Vision zu realisieren. Deshalb mein Tipp: Nehmen Sie sich eine Auszeit. Ziehen Sie sich zurück, um zunächst Ihre Lebens- und dann Ihre Jahresziele zu definieren. Achten Sie dabei darauf, dass Ihre Ziele alle vier Lebensbereiche abdecken und SMART sind.

S - Spezifisch. Jedes Ziel sollte konkret, eindeutig und präzise formuliert sein, sonst bleibt es ein vager Wunsch.

M - Messbar. Der Erreichungsgrad jedes Ziels muss überprüft werden können.

A - Aktionsorientiert. Ein Ziel sollte Ansatzpunkte für eine positive Veränderung aufzeigen, statt Anweisungen, was nicht getan werden sollte.

R - Realistisch. Ein Ziel sollte zwar hoch gesteckt, aber immer noch erreichbar sein.

T - Terminierbar. Ein Ziel sollte bis zu einem konkreten Zeitpunkt umsetzbar sein.

Kaufen Sie sich ein Zeitplanbuch oder einen Organizer. Notieren Sie darin Ihre Jahresziele. Leiten Sie dann aus Ihren Jahreszielen Wochenziele ab. Dies sind sozusagen Zwischenschritte beim Umsetzen Ihrer Jahresziele. Erstellen Sie daraufhin (abgeleitet aus den Wochenzielen) für sich detaillierte Tagespläne - nicht morgens, sondern am Vorabend, bevor Sie nach Hause gehen. Schreiben Sie in die entsprechenden Rubriken alles, was Sie am betreffenden Tag erledigen wollen: Unerledigtes vom Vortag, neu hinzukommende Tagesarbeiten, Termine und Korrespondenzen, Freizeitaktivitäten.

Vergessen Sie dabei jedoch die Teilaufgaben nicht, die Sie erledigen müssen, damit Sie Ihr Wochenziel und damit auch Jahresziel erreichen. So stellen Sie sicher, dass Sie in der Alltagsarbeit nicht Ihre langfristigen Ziele aus den Augen verlieren. Außerdem sparen Sie durch eine entsprechend detaillierte Planung Zeit. Laut Zeitmanagement-Experten lässt sich so mit etwa acht Minuten Aufwand täglich eine Stunde Zeit für das Wesentliche sparen.

Tagespläne erstellen

Überschätzen Sie Ihre Zeit nicht. Die meisten Personen, die ein neues Zeitbewusstsein entwickeln und den Umgang mit Ihrer Zeit gezielt planen möchten, begehen anfangs folgenden Fehler: Sie nehmen sich für jeden Tag ein zu großes Arbeitspensum vor und verplanen jede freie Minute. Dies führt notwendigerweise zum Scheitern.

Verplanen Sie nur etwa 60 Prozent Ihrer Zeit fest. Gehen Sie davon aus, dass Sie 20 Prozent Ihrer Zeit für unerwartete Ereignisse brauchen. Sei es, dass Sie als Chef kurzfristig zum Meeting bitten oder ein wichtiger Kunde ein Problem hat. Oder sei es im privaten Bereich, wo plötzlich eine nicht geplante Aufgabe auf Sie wartet. Reservieren Sie weitere 20 Prozent für spontane und soziale Aktivitäten (Gespräche mit Mitarbeitern, Pausen, kreative Zeiten).

Prallvolle Tagespläne frustrieren nicht nur, weil man nie alles schafft, was man sich vorgenommen hat. Sie sind sogar kontraproduktiv. Denn sie führen letztlich dazu, dass wir die Zeit- und Lebensplanung ganz aufgeben, weil sie unser tägliches Scheitern vorprogrammieren.

Prioritäten setzen

Wer stets alles auf einmal tun möchte, verzettelt sich mit den einzelnen Aufgaben. Und am Ende des Tages sind die wirklich wichtigen Dinge nicht erledigt. Widmen Sie sich deshalb - sofern möglich - stets nur einer einzigen Aufgabe und erledigen Sie diese konsequent und zielbewusst.

Legen Sie vorab schriftlich eindeutige Prioritäten beim Erledigen Ihrer Aufgaben fest:

Bringen Sie alle Ihre Tätigkeiten in eine entsprechende Rangordnung. So stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Zeit nicht mit nebensächlichen Problemen vertrödeln, während wirklich Wichtiges liegen bleibt. Sie erleichtern sich das Erledigen Ihrer Aufgaben auch dadurch, dass Sie gleichartige Aktivitäten zu Arbeits- und Zeitblöcken zusammenfassen. Führen Sie also nicht ein Telefonat, um anschließend einen Brief zu schreiben, und dann im Archiv einen Bleistift zu holen, bevor Sie wieder ein Telefonat führen usw. Erledigen Sie vielmehr alle Telefonate hintereinander, und schreiben Sie alle Briefe nacheinander. Auch hierdurch sparen Sie viel Zeit.

Leistungskurve beachten

Berücksichtigen Sie Ihre persönliche Leistungskurve. Die Leistungsfähigkeit jedes Menschen ist im Tagesverlauf Schwankungen unterworfen. Bei den meisten Menschen liegt der Leistungshöhepunkt am Vormittag. Nach dem Mittagessen folgt das Nachmittagstief, am frühen Abend dann ein erneutes Zwischenhoch. Danach sackt die Leistungskurve kontinuierlich ab. Beachten Sie dies bei Ihrer Tagesplanung. Erledigen Sie alle wichtigen und schwierigen Aufgaben (A-Aufgaben) am besten vormittags, dann fallen sie Ihnen erheblich leichter.

Arbeiten Sie während des Leistungstiefs am frühen Nachmittag nicht gegen Ihren biologischen Rhythmus, sonst mühen Sie sich bloß doppelt und dreifach ab. Nutzen Sie diese Phase lieber für soziale Kontakte (u.a. weniger wichtige Telefonate, Gespräche mit Kollegen und C-Aufgaben, wie Routinetätigkeiten). Am späteren Nachmittag können Sie sich dann wieder wichtigeren Dingen (B-Aufgaben) zuwenden.

Machen Sie regelmäßig genügend Pausen. Pausen sind keine Zeitverschwendung. Im Gegenteil! Wir benötigen sie, um Energie zu tanken, damit wir anschließend wieder konzentriert und produktiv arbeiten können. Den besten Erholungswert erzielen Sie, wenn Sie jeweils nach einer Stunde Arbeit zehn Minuten Pause machen. Das belegen medizinische Untersuchungen. Berücksichtigen sie solche Pausen in Ihrer Tagesplanung. Den größten Regenerationseffekt erzielen Sie, wenn Sie versuchen, in Ihren Pausen zu entspannen. Verbringen Sie also Ihre Pausen, wenn Sie viel Zeit am PC für die Projekt- und Angebotsbearbeitung verwenden, nicht mit Computerspielen oder im Internet.

Stille Stunde vereinbaren

Sie kennen folgende Situation: Gerade haben Sie sich in eine Aufgabe hineingekniet, da klingelt das Telefon. Ein Lieferant will Sie sprechen. Kaum ist das Telefonat beendet, und Sie versuchen sich auf Ihre Aufgabe zu konzentrieren, öffnet sich die Tür. Ein Mitarbeiter will Sie sprechen. Schon wieder haben Sie den roten Faden verloren.

Solche ständigen Störungen verschlingen enorm viel Zeit. Denn nach jeder Unterbrechung verstreichen Anlauf- und Einarbeitungsminuten, bevor man da weitermachen kann, wo man aufgehört hat. In vielen Büros geht gut ein Viertel der Zeit durch solche Stör-Momente verloren! Solche Unterbrechungen mindern auch die Qualität der Arbeit, weil dadurch manch guter Gedanke verloren geht. Außerdem verhindern sie, dass wir uns in komplexe Aufgaben wirklich tief einarbeiten. Das ist aber nötig, wenn wir die optimale Lösung finden möchten.

Deshalb folgender Tipp: Reservieren Sie sich täglich eine so genannte "Stille Stunde", in der Sie für niemanden erreichbar sind und konzentriert arbeiten können. Legen Sie diese Stunde am besten auf den frühen Vormittag. Dann ist erfahrungsgemäß sowieso noch nicht die Hölle los, und Sie sind Ihrem Biorhythmus entsprechend noch fit für schwierige Aufgaben. Sprechen Sie diese "Stille Stunde" mit Ihren Mitarbeitern ab, da diese Ihnen in der Zwischenzeit den Rücken freihalten müssen.

Zeitplantools sind hilfreich

Als hilfreich bei der Einführung eines Zeitmanagementsystems hat sich die Verwendung von Zeitplanbüchern erwiesen. Die wesentlichen Merkmale solcher manuellen Zeitplanbücher sind, dass sie alle Bereiche eines optimalen Zeitmanagements abdecken, unabhängig von elektrischer Energie funktionieren und überall hin mitgenommen werden können. Auch EDV-Programme, wie MS-Outlook, MS-Project und weitere technische Hilfsprogramme helfen Ihnen bei der Einführung Ihres Zeitmanagements. Immer mehr Verbreitung finden auch virtuelle Organizer aus dem Internet. Wichtig bei der Vielzahl von Möglichkeiten ist, dass Sie sich bei der Nutzung wohlfühlen und Ihre Ziele erreichen.

Virtuelle Organizer - Linkliste

[Zurück]   [Übersicht]   [www.ikz.de]