Hilfe - die Debitoren wachsen!

Michael Bandering

Die Unsitte vieler Kunden, festgelegte Zahlungsziele für erhaltene Rechnungen zu überschreiten, zum Teil sogar bewußt Mahnungen abzuwarten, ehe man zahlt, wächst mehr und mehr. Nicht nur in Hochzinszeiten, wenn man sich teure Zinslasten ersparen möchte. Auch in rezessiven Phasen.

Den Haustechniker belasten lange Debitorenziele gleich doppelt: Sie knabbern an der ohnedies meist mageren Rentabilität und entziehen ihm wertvolle Liquidität. Allein ein um 50.000,- DM zu hoher Debitorenstand bürdet dem Betrieb Zinskosten auf, die, ein Zinssatz von neun Prozent unterstellt, etwa den Kosten für einen Mitarbeiter auf einen Monat entsprechen. Weiter entzieht er dem Betrieb Liquidität, die im Einzelfall zur Existenzfrage werden könnte. Nun ist es nicht damit getan, diese Gegebenheiten als gottgewollt hinzunehmen und darüber zu lamentieren. Der Betriebsinhaber selbst muß die Weichen für eine Verkürzung des beanspruchten Ziels seiner Debitoren stellen im Interesse einer Ertragsverbesserung und einer Liquiditätsverstärkung.

Rasch fakturieren

Gerade im SHK-Bereich führt das betriebliche Rechnungswesen oftmals ein kümmerliches Schattendasein. Man betrachtet es als notwendiges Übel und vernachlässigt es dementsprechend - was nicht selten bereits zum Kollaps des Betriebes führte, ohne daß man die Ursache erkannt hätte.

Daher sollte Ihre Rechnung spätestens eine Woche nach Abschluß der geleisteten Arbeit dem Kunden vorliegen. Ziehen sich die Arbeiten auf einen längeren Zeitraum hin, sind in kurzen Abständen leistungsgerechte à-conto-Zahlungen einzufordern.

An dieser Stelle mag mancher Betriebsinhaber einhaken, er habe ja personalbedingt zu einer deswegen erst erforderlichen organisatorischen Umstellung keine Zeit, und er wolle zusätzliche Kosten für Überstunden vermeiden. Diesem (Schein-) Argument seien der kostensparende Rationalisierungseffekt entgegengehalten, aber auch Entlastungen in der Zinsbilanz wie der Liquiditätslage.

Die Zahlungsbedingungen

Vergessen Sie nicht, Ihre Liefer- und Zahlungsbedingungen auf der Rückseite Ihrer Rechnungen festzuhalten und auf der Vorderseite darauf zu verweisen. Zieht ein Kunde unbefugt Skonto ab, sollten Sie sich nicht scheuen, in einem freundlich gehaltenen Brief auf dieses "Versehen" aufmerksam zu machen und den zu Unrecht einbehaltenen Skontobetrag mit der Erklärung anzufordern, daß Ihre Kalkulation kontraktentsprechend auf den niedergelegten Zahlungsbedingungen beruht. Ein der Rechnung bereits beigefügtes vorgedrucktes Überweisungsformular führt besonders bei privaten Kunden zum Teil zu rascherer Zahlung.

Schließlich empfiehlt sich, Vermittlungsprovisionen für zugeführte Geschäfte an die Begleichung der eigenen Forderung gegenüber dem Auftraggeber zu binden. Sie ersparen sich dadurch finanzielle Vorleistungen und sichern sich die Mithilfe des Vermittlers beim Rechnungsausgleich.

Die Debitoren-Überwachung

Besondere Beachtung verdient der fälligkeitsgerechte Ausgleich offener Debitorenrechnungen. Zum einen kostet dem Betrieb die überfällige Forderung ein Mehr an Zinsaufwand und absorbiert wertvolle Liquidität. Zum anderen lassen sich gerade Schuldner mit schwindender Bonität zur Rechnungsbegleichung viel Zeit. Da sich aber erfahrungsgemäß die Talfahrt eines fallierenden Betriebes im Verlauf überdurchschnittlich beschleunigt, droht in solchen Fällen mit zunehmendem Alter einer unbezahlten Rechnung der Forderungsausfall. Selbstverständlich wird ein derartiger Schuldner nie seine Misere zugeben. Dafür wendet er ein ganzes Instrumentarium an Verzögerungstaktik an: Er reagiert auf Mahnungen mit Stillschweigen, mit Vertröstung auf "nächste Woche" oder kleinlichen "Mängelrügen". Auch veränderte Zahlungsgepflogenheiten oder unabgesprochene Akzept-Angebote nach Zielablauf können wirtschaftliche Probleme Ihres Schuldners signalisieren. So teuer die Pleite eines Schuldners dem Unternehmen kommt - eine Massierung risikoreicher Debitoren erweisen sich oftmals als tödlich für den Gläubiger.

Um all die in der überfälligen Forderung liegenden Risiken zu minimieren, sollten Sie bereits fünf Arbeitstage nach Fälligkeitstermin der Forderung Ihren Schuldner in Verzug setzen oder ihm eine Nachfrist (bei präziser Fälligkeitsangabe auf der Rechnung) aufgeben und zum Ausgleich binnen einer angemessenen Frist von 10 bis 14 Kalendertagen auffordern. Die Mahnung muß gleichzeitig die Folgen einer nicht fristgerechten Bezahlung beschreiben. Bleibt die Mahnung ohne Echo, sollten Sie vier Arbeitstage nach Ablauf der Verzugsfrist bzw. Nachfrist mit wiederum einem Termin von 10 bis 14 Kalendertagen mahnen und für den Fall der Nichtzahlung Mahnbescheid androhen.

Beantragen Sie vier Arbeitstage nach erfolglosem Ablauf der letztgenannten Frist nun tatsächlich den Mahnbescheid (ob über einen Anwalt oder nicht, bleibt Ihrer einschlägigen Erfahrung überlassen, hängt aber auch von der Wahrscheinlichkeit etwaiger Einreden Ihres Vertragspartners beispielsweise wegen "Mängelrügen" ab)! Beachten Sie dabei stets die von Ihnen selbst gesetzten Fristen und reagieren Sie nach den oben dargestellten Schamzeiten unverzüglich. Ein darüber hinausgehendes Zuwarten deutet der Säumige häufig als Nachlässigkeit, es nimmt Ihren Mahnungen den so wichtigen Charakter der Entschlossenheit, und Ihr Schuldner zahlt noch später.

An die Stelle des Mahnbescheids könnte auch die Abgabe des Falles an ein Inkassobüro treten. Die meisten Auskunfteien - wie Schimmelpfeng, Creditreform u. dgl. - betreiben auch Inkassobüros, die üblicherweise selbst in schwierigen Fällen sehr erfolgreich arbeiten, dafür aber auch ansehnliche Erfolgshonorare einstreichen.

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