Autotelefone, Handy, Fax

Hinweise zur steuerlichen Abrechnung

Nie war betriebliche Mobilität so wichtig wie heute. Neue Kommunikationstechniken wie Fax und Handy bieten sich als Lösung an für alle, die beruflich überdurchschnittlich viel kommunizieren müssen. Dabei stellt sich unter anderem die Frage nach der steuerlichen Abrechnung der Kosten.

Nicht nur die mittlerweile unüberschaubare Zahl der angebotenen Telefon-Tarife ist eine Wissenschaft für sich geworden. Auch die Abrechnung der Spesen, die beispielsweise für die Nutzung eines Autotelefones ersetzt werden, bildet mittlerweile ein besonderes Kapitel im Steuerrecht.

Beispiel: Die Anschaffungskosten für ein in einem Dienst- oder Geschäftsfahrzeug eingebautes Autotelefon gehören zu den Anschaffungskosten des Fahrzeugs, müssen folglich entsprechend abgeschrieben werden. Für die Abrechnung der Gebühren indes gibt es abweichende Regelungen. Entscheidend ist, ob sich das Mobiltelefon - für die Nutzung von Handys oder von einem Fax gelten die gleichen Grundsätze - in einem betrieblichen Fahrzeug oder in einem beruflich genutzten Privat-Pkw (auch eines Mitarbeiters) befindet.

Faustregel dabei: Aufwendungen für die Einrichtung und für die Anmeldungsgebühren eines Autotelefons bleiben bei der Ermittlung des geldwerten Vorteils für die Privatnutzung des Dienstwagens außer Betracht. Vom Auto aus geführte Privatgespräche sind dagegen gesondert als Sachbezug zu erfassen und bei der Steuer zu berücksichtigen.

Während die für das Autotelefon zu entrichtenden Grundgebühren keinen geldwerten Vorteil bilden, müssen die reinen Gesprächsgebühren für private Telefonate für den Ansatz bei der Steuer geschätzt werden. Insofern wirkt sich die Wahl eines Handy-Tarifs mit hoher oder niedriger Grundgebühr finanziell und damit steuerlich sehr unterschiedlich aufs Jahr gerechnet aus.

Da die Finanzverwaltung allerdings keine verbindliche Schätzregel vorgibt, reicht es, wenn der Privatanteil aufgrund einer dreimonatigen Aufzeichnung festgesetzt wird. Die für diesen Zeitraum erfolgten Aufzeichnungen sind im Betrieb aufzubewahren. Doch aufgepaßt: Die Schätzregel gilt nicht für die Erfassung von Faxgebühren. Liegt der Privatanteil monatlich unter 50 DM, kann er bei einem Mitarbeiter steuerlich vernachlässigt werden. Vorausgesetzt, die 50 DM-Freigrenze wird nicht durch andere Vorteile, die der Betrieb gewährt, ausgeschöpft.

Eine Besteuerung kann dann völlig unterbleiben, wenn der Chef dem Mitarbeiter die private Nutzung des Autotelefons schriftlich untersagt hat und dieses Verbot an besondere Kontrollmaßnahmen knüpft.

Telefonkostenanteil, der steuerfrei ersetzt werden kann*)

Monatliche Grundgebühr bei einem Mitarbeiter

Bis 100 DM

Über 100 DM

Bis zu 200 DM

Über 200 DM

steuerfrei

ersetzbar davon

20%

20 DM plus 40% des Betrags über 100 DM

60 DM plus voller Betrag über 200 DM

Beispiele:

- angefallene Gebühr

- ersetzbar

Privatanteil

80 DM

16 DM

64 DM

150 DM

40 DM

110 DM

300 DM

160 DM

140 DM

*) vorausgesetzt, es kann eine durchschnittliche dienstliche Nutzung glaubhaft gemacht werden.

Benutzt der Mitarbeiter (dazu zählt auch ein angestellter Geschäftsführer) in seinem Dienst- oder auch Privatwagen ein eigenes Autotelefon und stellt er dem Arbeitgeber die dafür aufgewendeten Gebühren für betrieblich veranlaßte Gespräche in Rechnung, so bleiben die Ersatzzahlungen steuerfrei.

Stellt der Chef ein Autotelefon zusätzlich zu einem Telefonanschluß in der Wohnung des Mitarbeiters zur Verfügung, so kann er alle dabei anfallenden Kosten vom Einbau bis zu den laufenden Gesprächsgebühren in vollem Umfang als steuerfreien Auslagen-Ersatz erstatten. Voraussetzung: Über den Zweitanschluß des Autotelefons werden so gut wie ausschließlich betrieblich veranlaßte Gespräche geführt.

Bildet das Autotelefon den einzigen Telefonanschluß des Mitarbeiters, können nur die reinen Gesprächsgebühren für die betrieblich veranlaßten Gespräche steuerfrei ersetzt werden. Das Autotelefon ist in diesem Fall wie ein fester Dienstanschluß mit folgenden Staffelsätzen abzurechnen.

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