Führungskraft als "Überraschungssieger"?

Nur angekündigte Kontrollen verbessern die Leistung

Wolfgang Bellgart*

Kontrollen gehören zu den notwendigen Aufgaben jeder Führungskraft. Das wissen auch die Mitarbeiter. Wenn die Leistungsprüfung aber überraschend erfolgt, fühlen sie sich oft überrollt, zuweilen gar "vorgeführt". Das Ergebnis: Schlagartig wird das Betriebs- und Leistungsklima schlechter, und das Vertrauen in den Vorgesetzten schwindet. Wie können Sie besser vorgehen, um Ihren Kontrollauftrag leistungsfördernd zu erfüllen, ohne die Mitarbeiter vor den Kopf zu stoßen?

Daß Führungskräfte nicht nur Anweisungen erteilen, sondern deren Erledigung auch kontrollieren müssen, ist eigentlich jedem klar. Denn das Vertrauen in die Zuverlässigkeit der Mitarbeiter wird ja erst durch die positiven Ergebnisse von Leistungsüberprüfungen geschaffen: Wer niemals kontrolliert, vertraut nicht, sondern geht ein unvernünftiges Risiko ein. "Blindes Vertrauen", das sagt schon der Volksmund, "schadet nur". Und auch die Mitarbeiter fühlen sich und ihre Leistung erst dann ernstgenommen, wenn die Führungskraft kontrolliert und nicht "alle Fünfe gerade sein läßt". Das wird nämlich leicht als Gleichgültigkeit verstanden.

Knacks im Vertrauensverhältnis?

Kontrollen müssen also sein. Und doch beschleicht jeden noch so zuverlässigen Mitarbeiter zunächst ein ungutes Gefühl, wenn die Führungskraft überraschend an seinem Arbeitsplatz auftaucht, um die Arbeitsleistung zu überprüfen. Hastig und unsicher werden dann Werkzeuge gesucht, nach Material gefahndet, auf erledigte Arbeiten verwiesen, Kollegen zum Beweis herangezogen.

Und selbst, wenn sich der Vorgesetzte mit einem freundlichen "Dankeschön - ich sehe, Sie haben Ihre Arbeit im Griff" verabschiedet, bleibt der unangenehme Verdacht, der Chef habe nur nach Fehlern suchen wollen, um dem Mitarbeiter "an den Karren zu fahren", um ihm zu schaden oder gar einen Grund zu finden, sich von ihm zu trennen. Das Vertrauensverhältnis zwischen Führungskraft und Mitarbeiter hat einen Knacks erlitten, und die Motivation zu noch höherer Arbeitsqualität schwindet.

Derartig folgenschwere Konsequenzen kann jede Führungskraft vermeiden, wenn sie ihr Kontrollvorhaben rechtzeitig ankündigt. Vor allem: Allein schon durch die Ankündigung der Kontrolle fühlt sich der Mitarbeiter zu richtigem Verhalten veranlaßt. Das spart der Führungskraft Zeit und Energie beim Kontrollvorgang.

Sind Kontrollen peinlich?

Nun könnten manche Führungskräfte peinlich berührt den Kopf schütteln und murmeln: "Ich kann doch einem erwachsenen Menschen nicht sagen, daß ich ihn kontrollieren werde." Es scheint, so zeigt auch eine Befragung der VA-Akademie bei Führungskräften und Mitarbeitern, daß gerade Vorgesetzte ein "gebrochenes" Verhältnis zur Kontrolle haben: Sie haben das Thema innerlich zu einem Tabu gemacht.

Das muß freilich nicht so bleiben. Es erleichtert die Überwachungsaufgabe, sich ein paar Gedanken bewußt zu machen:

Kontrolle ist ein notwendiger Bestandteil der Führungsaufgaben. Wenn ich nicht kontrolliere, handele ich grob fahrlässig. Mitarbeiter halten es für selbstverständlich, daß ihre Vorgesetzten von Zeit zu Zeit kontrollieren. Es ist für sie ein Zeichen, daß sie und ihre Arbeit ernstgenommen werden. Was bei ihnen aber Unsicherheit und Widerstand hervorruft, sind heimliche, überraschende Kontrollen oder die Überwachung von "peanuts". Sie wollen den Grund für die Überprüfung ihrer Leistung wissen, und sie haben ein Recht dazu, denn:

Mitarbeiter haben einen Anspruch darauf zu erfahren, wie ihre Leistung beurteilt wird, wo sie stehen - und dafür ist die Kontrolle eine unverzichtbare Voraussetzung.

Praxistip

Kontrolle ist eine Führungsaufgabe. Wer nicht kontrolliert, handelt grob fahrlässig. So führen Sie Kontrollen durch, ohne das Vertrauensverhältnis zu Ihren Mitarbeitern zu belasten:

1. Kündigen Sie Kontrollen rechtzeitig bei der Ziel- und Leistungsvereinbarung an!

Wann kontrollieren Sie?
Was kontrollieren Sie?

2. Kontrollen erklären und begründen!

Welches Ziel wollen Sie damit erreichen?

Das "Wie" entscheidet

Bleibt die Frage, "wie" kontrolliert werden sollte:

1. Rechtzeitig ankündigen: Am einfachsten läßt sich die Kontrolle im Verlauf des Ziel- oder Leistungsvereinbarungsgespräches ankündigen, denn dann wird dem Mitarbeiter der Sinn der Maßnahme unmittelbar einsichtig. Er versteht, daß die Überprüfung sichtbarer Arbeitsergebnisse vor allem der Förderung seiner Arbeit dient, und er wird sich alle Mühe geben, die Anforderungen zu erfüllen.

2. Erklären und begründen. Wenn eine Kontrolle angekündigt wird, muß auch genau erklärt werden:

Was wird konkret kontrolliert?
Wie erfolgt die Kontrolle?
Welches Ziel soll damit erreicht werden?

Mit der Ankündigung und der Begründung der Kontrolle lassen sich Ängste, Unsicherheiten und daraus resultierende latente Aggressionen der Mitarbeiter von vornherein vermeiden. Und auch den Führungskräften wird es leichter fallen, das emotionshaltige Thema Kontrolle auf diese nüchterne und sachliche Weise zur Sprache zu bringen.

* Wolfgang Bellgart ist Trainer der VA-Akademie für Führen und Verkaufen in Sulzbach/Ts.

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