Deckungsbeitragsrechnung für Windows

Damit die Kasse stimmt

Thomas Wienforth*

Immer wieder müssen Inhaber von Handwerksbetrieben feststellen, daß sich scheinbar lukrative Aufträge bei der Nachkalkulation als Verlustgeschäfte herausstellen. Der Schwachpunkt ist, so zeigt die Erfahrung, bereits die Kostenrechnung bei der Erstellung des Angebotes.

Tatsächlich kalkuliert die überwiegende Mehrheit der SHK-Unternehmen zwar einzelne Aufträge, diese Kalkulation erfolgt jedoch in der Regel auf Basis von geschätzten bzw. "am Markt orientierten" Stundenverrechnungssätzen und Materialzuschlägen. Dies liegt in erster Linie daran, daß die meisten Branchensoftware-Programme zwar Daten wie die produktiven Personalkosten und den Stundenverrechnungssatz abfragen, aber keinerlei Hilfestellung bei deren Ermittlung bieten. In der Praxis wird dieses Problem häufig durch Eingabe von Schätzwerten oder Zahlen aus Betriebsvergleichen gelöst.

Bild 1: Eingangsschema

Die Kalkulation eines Auftrages auf Basis willkürlich geschätzter Werte führt jedoch zu wenig realistischen Ergebnissen. Der Unternehmer bzw. die Unternehmerin kann nur dann eine sinnvolle Aussage über die Erfolgswirksamkeit eines Auftrags - und damit eine Entscheidung über die Ausführung dieses Auftrags - treffen, wenn die individuellen betrieblichen Werte Grundlage für die Kalkulation sind.

Bild 2: Mitarbeiter-
verwaltung 1

ZVSHK-"Deckungsbeitragsrechnung"

Der ZVSHK bietet seit Februar 1995 seinen Mitgliedsbetrieben ein einfaches und praxisorientiertes EDV-Programm zur Ermittlung der betrieblichen Kalkulationsgrundlagen an. Das Rechenschema ist bewußt einfach gestaltet. Praktische Erfahrungen aus mehr als einhundert Betriebsberatungen und einer Vielzahl von Vorträgen und Seminaren belegen, daß die erforderlichen Basisdaten für die Kalkulation mit Hilfe des Programms auch ohne umfangreiche betriebswirtschaftliche Kenntnisse innerhalb weniger Stunden errechnet werden können. Ausführliche Hilfetexte, ein übersichtlich gestaltetes Handbuch und die anwenderfreundliche Benutzerführung erleichtern den Weg durch das Programm.

Das Programm ermittelt neben dem Stundenverrechnungssatz und den produktiven Personalkosten pro Stunde auch die Preisuntergrenzen des Betriebes. Anhand der eingegebenen Werte werden Betriebsleistung und Betriebsergebnis des Unternehmens berechnet sowie der betriebliche Deckungsbeitrag und Mindestdeckungsbeitrag pro Stunde ausgewiesen.

Bild 3: Mitarbeiter-
verwaltung 2

Weiterentwicklung - ZVSHK-"Deckungsbeitragsrechnung" für Windows

Aufgrund der ausgesprochen positiven Resonanz auf die ZVSHK-"Deckungsbeitragsrechnung" wurde dieses Programm in Zusammenarbeit mit der KHK Software AG, Frankfurt, inzwischen weiterentwickelt. Die neue - wesentlich erweiterte - Version läuft unter der Windows-Benutzeroberfläche und ist seit August 1997 lieferbar.

Das Programm lehnt sich in seinem Aufbau eng an die bewährte DOS-Version an. Sämtliche Funktionen des Vorläufers finden sich in der neuen Software mit dem bewährt unkomplizierten Aufbau wieder.

Bild 4: Zusätzliches Urlaubsgeld

Die Funktionen des Programms sind allerdings weitreichend erweitert worden. Die neugeschaffene detaillierte Personalkostenplanung erlaubt eine mitarbeiterweise Erfassung der produktiven Stunden. Sämtliche Personaldaten können individuell pro Beschäftigten eingegeben werden. Diese Funktion ermöglicht eine wesentlich vereinfachte Erfassung der Daten und eine detailgenaue Planung von Kapazität und Personalkosten.

Innerhalb der Produktivstundenerfassung werden vom hinterlegten Kalender die bezahlten Tage und die Feiertage ermittelt. Hierzu ist lediglich die Auswahl des Kalenderjahres und die Angabe des Bundeslandes erforderlich. Auf Basis der gemachten Angaben zu bezahlten Tagen, Wochenarbeitszeit, Überstunden, Krankheitstagen und zum Stundenlohn ermittelt das Programm die Personalkosten beinahe automatisch. Der Anwender muß vorher lediglich in den Stammdaten einmalig Angaben zu den Arbeitgeberanteilen zur Sozialversicherung, zu Sonderzahlungen und Überstundenzuschlägen hinterlegen. Auf Grundlage der Stammdaten ermittelt das Programm die Personalkosten pro erfaßtem Mitarbeiter sowie die gesamten Personalkosten des Unternehmens.

Bild 5: Stunden-
verrechnungssatz

Sämtliche wichtigen Rechenschritte sind in Unterdialogen dargestellt. Diese Unterdialoge können geöffnet werden, um die Rechenergebnisse des Programmes nachvollziehbar und für den Anwender verständlich zu machen. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, die aus den Stammdaten übernommenen Werte hier individuell für den einzelnen Mitarbeiter anzupassen.

Natürlich können die Personalkosten auch auf die altbewährte Weise - wie in der DOS-Version aus der Buchhaltung des Betriebes übernommen werden. Die neue Produktivstunden- und Personalkostenermittlung ermöglicht allerdings eine wesentlich verbesserte und vereinfachte Kostenplanung. Die Windows-Benutzeroberfläche erlaubt durch die Verwendung von Unterdialogen den Spagat zwischen umfangreichen und komplexen Rechenoperationen und einer einfachen verständlichen Programmstruktur. Der Anwender kann die zahlreichen zusätzlichen Angebote an Unterdialogen nutzen, aber auch an der leicht verständlichen Oberfläche des Programms bleiben, die Mehrzahl der Rechenschritte automatisch durchführen lassen und dennoch ein hinreichend genaues Planungsergebnis erhalten. Wer großen Wert auf eine detailgenaue Planung legt, kann innerhalb der zur Verfügung stehenden Unterdialoge die entsprechenden Einstellungen vornehmen.

Bild 6: Kalkulationsstammdaten

Nach der Erfassung bzw. Planung der produktiven Stunden und der betrieblichen Kosten ermittelt das Programm den betrieblichen Stundenverrechnungssatz, die Preisuntergrenzen und Deckungsbeiträge sowie Betriebsleistung und Betriebsergebnis.

Die ermittelten Kalkulationswerte werden zusammengefaßt auf einem Bildschirm angezeigt. Der Aufbau der ermittelten Werte entspricht den Vorgaben des ZVSHK-Kalkulationsstandards der seit Ende 1996 von ersten Softwareanbietern umgesetzt wird.

Bild 7: Berichtvorschau

Betriebsanalyse

Einen weiteren entscheidenden Vorteil bietet die erweiterte Betriebsanalysefunktion. Das Ergebnis der Rechnung kann mit Hilfe von hinterlegten Betriebsvergleichswerten analysiert werden. Das Programm stellt nach Auswahl des Jahres, der Betriebsgrößenklasse und des Bundeslandes die ermittelten Daten den entsprechenden Vergleichswerten gegenüber. Die Abweichung vom Durchschnitt wird ermittelt und ausgewiesen. Mit dieser Funktion kann der Anwender in schneller und übersichtlicher Form seine Stärken und Schwächen analysieren und verfügt damit über eine wertvolle Grundlage für seine unternehmerische Planung.

Werden im Rahmen der Betriebsanalyse Probleme festgestellt, so erlaubt die komprimierte Zusammenfassung der wesentlichen Daten einen schnellen Überblick über die Auswirkungen der wichtigsten Kosteneinflußgrößen. An dieser Stelle können Alternativen mit unterschiedlichen Berechnungszielen durchgerechnet werden. Hier wird die Frage beantwortet, welchen Einfluß die produktiven Stunden, der Stundenverrechnungssatz, der Materialeinsatz und der Materialzuschlag auf die Betriebsleistung und damit das Betriebsergebnis haben. Oder um wieviel der Stundenverrechnungssatz bzw. die Produktivität erhöht werden muß um bei sinkendem Materialzuschlag ein gleichbleibendes Betriebsergebnis zu erwirtschaften.

Bild 8: Ermittlung der Betriebsleistung

Bezugsquelle

Die erweiterte Windows-Version des ZVSHK-Programms Deckungsbeitragsrechnung kann von Mitgliedsbetrieben der SHK-Verbandsorganisation zu einem Preis von 800,- DM (zzgl. Mehrwertsteuer) beim ZVSHK erworben werden. Der Preis für Nichtmitglieder beträgt 1200,- DM (zzgl. Mehrwertsteuer), für weitere Informationen stehen die betriebswirtschaftlichen Berater des ZVSHK, Geschäftsstelle Potsdam, zur Verfügung.

* Thomas Wienforth ist Mitarbeiter der ZVSHK-Geschäftsstelle Potsdam, An der Pirschheide 28, 14471 Potsdam, Tel./Fax (0331) 972603

[Zurück] [Übersicht] [www.ikz.de]