Mitarbeiterführung heute

Die Mitarbeiter-Besprechung

Burkhard Kirsch

Willi Hübner, Mitarbeiter des Abteilungsleiters Schumann, schaut auf seine Uhr. Schon wieder, wie jeden Freitag, diese Abteilungs-Besprechung. Und seit Jahren ist es fast jedes Mal langweilig. Der einzige, der redet, ist der Chef. Eigene Ideen können selten angebracht werden. Hinterher macht jeder sowieso weiter wie bisher. Diesen Ablauf von Besprechungen gibt es jeden Tag in vielen Unternehmen. Aber wie lassen sich Besprechungen für alle Beteiligten effizient durchführen? Welche "Spielregeln" gibt es dafür?

Angenommen, die durchschnittliche Jahresgehaltssumme beträgt pro Mitarbeiter 80.000 DM. Dazu kommen 80% Lohnnebenkosten, macht zusammen 144.000 DM. Bei durchschnittlich 200 Arbeitstagen errechnen sich daraus 720 DM pro Mitarbeiter und Tag. Oder bei einem Arbeitstag von 7,5 Stunden 96 DM je Stunde. Eine Stunde Besprechung kostet also bei 8 Mitarbeitern 768 DM. Für die dreistündige Besprechung betragen allein diese Kosten 2304 DM. Beträge, über die sich viele Führungskräfte überhaupt keine Gedanken machen.

Bild 1: Formblatt zur Festlegung des Besprechungszieles.

Das Gespräch in Gruppen, die Mitarbeiter-Besprechung, ist ein hervorragendes Führungsinstrument, das sich durch das gesamte Arbeitsleben zieht. Ob Mitarbeiter motiviert, Ziele korrigiert, Pläne koordiniert, Probleme gelöst, Aufträge erteilt werden - immer passiert es im Gespräch. Denn der Erfolg aller Anstrengungen hängt fast immer davon ab, ob eine Führungskraft es versteht, zu einem guten Miteinander in der Diskussion zu kommen. Eine Gruppe leiten bedeutet, den Mitarbeitern durch Fragen helfen, Ziele zu erreichen. Wie aber soll die inhaltliche Vorbereitung zu einer Besprechung aussehen? Hier geht es einmal um das Thema und um die Zielsetzung, woraus sich folgende Fragen ableiten: Worum geht es in dieser Besprechung? Was ist mein Ziel? Was will ich erreichen? Weiß ich genug zum Thema und zur Zielsetzung? Muß ich eventuell Visualisierungen herstellen? Zur methodischen Vorbereitung, dem Ablauf, stellen sich die Fragen nach dem Einstieg, der Themensammlung und -abstimmung, der Prioritätensetzung, der Bearbeitung der Themen, dem Planen von Maßnahmen und der Gestaltung des Abschlusses. Auch bei der organisatorischen Vorbereitung gibt es einige wichtige Punkte zu beachten: Was sollte zu Zeit und Raum geklärt werden? Wann und wo soll die Besprechung stattfinden und wie lange soll sie dauern? Welche Medien brauche ich dazu und was muß ich vorbereiten (lassen)? Wie sollte die Einladung aussehen? Auch die persönliche Vorbereitung ist sehr wichtig: Wer wird alles mit dabei sein? Worauf sollte ich besonders achten? Viele Besprechungen werden einberufen, ohne daß genau klar ist, worum es geht. Es ist daher wichtig, für sich selbst schriftlich das Ziel zu formulieren. Dazu helfen Formblätter, z.B. so eines wie in Bild 1 dargestellt.

Bild 2: Planungsliste für Besprechungen mit mehreren Tagesordnungspunkten.

Sollen in einer Besprechung mehrere Themen bearbeitet werden, ist es ratsam, sich eine Planungsliste anzufertigen (Bild 2).

Alle Teilnehmer sollten rechtzeitig vor Beginn der Besprechung eine Einladung mit einer Tagesordnung bekommen, damit sie sich vorher intensiv mit den Themen auseinandersetzen können. Denn sie tragen mit ihren Beiträgen entscheidend für den erfolgreichen Verlauf einer Besprechung bei. Wie sieht nun die richtige Zeitverteilung einer Mitarbeiter-Besprechung aus? Bild 3 gibt die Antwort. Hieraus ergeben sich für die einzelnen Felder folgende Fragen:

Bild 3: So sollte die prozentuale Zeitverteilung einer Besprechung aussehen.

Zur Problemdefinition und Zielformulierung:

Wo stehen wir? Wo wollen wir hin? Ist das Ziel der Besprechung erreichbar? Werden sich alle Mitarbeiter dafür einsetzen, die Ergebnisse der Besprechungen in der Praxis zu realisieren?

Zur Problem- und Ursachenanalyse:

Wissen alle Mitarbeiter genug über das Problem? Sind genügend Informationen dazu gesammelt worden? Sind die Ursachen aufgelistet? Ist die wichtigste Ursache deutlich markiert?

Zum Sammeln und Bewerten von Lösungsvorschlägen:

Wie hoch ist der Nutzen eines jeden Lösungsvorschlages? Ist jeder Lösungsvorschlag auf seine Konsequenzen überprüft worden? Sind alle Hauptprobleme zusammengetragen worden?

Zur Beschlußfassung und Aktionsplanung:

Wird der Beschluß von allen Mitarbeitern getragen? Sind die Probleme gelöst worden? Wie ist der Entschluß zu realisieren? Wie sieht der Aktionsplan aus? Wer ist für was verantwortlich? Welche Kosten werden entstehen? Welche Fragen sind noch offen?

Mitarbeiter-Besprechungen verlaufen nicht immer störungsfrei. Für den Umgang mit Störungen in Besprechungen ist es wesentlich, ruhig und sachlich zu bleiben. Bei ungerechtfertigter Kritik eines einzelnen ist es erforderlich, alle Mitarbeiter mit der Frage "Sind Sie auch der Meinung?" mit einzubeziehen. Eigene Verärgerung oder Unbehagen sollte in aller Ruhe und Sachlichkeit ausgesprochen werden. Dauerredner oder Tuschler sollten direkt angesprochen werden. Überhaupt ist es bei allen Störungen entscheidend, auf die anfangs der Besprechung vereinbarten Spielregeln hinzuweisen.

Manche Leiter von Mitarbeiter-Besprechungen versuchen, durch viele Fremdwörter oder überlange Sätze zu glänzen und wundern sich, wenn sie bei ihren Mitarbeitern nicht verstanden werden. Hierzu gibt es die vier bekannten Grundsätze der Verständlichkeit.

1. Einfachheit in der Sprache:

Verständliches Deutsch verwenden, Überforderung der Mitarbeiter vermeiden und die Anschaulichkeit von Bildern nutzen.

2. Gliederung und Ordnung:

Gedankliche Übersichten schaffen und nach logischen Abläufen ordnen.

3. Kürze und Prägnanz im Ausdruck:

Wenige Erklärungen geben, dafür viel Nutzen aufzeigen, Erkenntnisse schaffen und aus Textinhalten Grafiken entwickeln.

4. Zusätzliche Stimulans:

Mit Fragen Interesse wecken, motivieren durch Lob und Anerkennung und wirkungsvolle Schlußsätze formulieren.

In einem der letzten Beiträge wurden die Wichtigkeit und die Vorteile der Visualisierung behandelt. Heute soll noch einmal in Kürze darauf verwiesen werden. Die Vorteile von Visualisierungen in Mitarbeiter-Besprechungen sind eindeutig:

- die Argumente werden verständlicher,

- Zusammenhänge leichter erkennbar,

- der Redeaufwand wird verkürzt,

- die wichtigsten Aussagen bleiben im Gedächtnis,

- die gesamte Besprechung wird bunter und aufgelockerter,

- Kernaussagen werden eindrucksvoll hervorgehoben,

- die Mitarbeiter-Besprechung selbst hebt sich positiv von anderen ab. Arten der Visualisierung könnten Texte, Bilder im allgemeinen, grafische Schaubilder, Symbole oder eine Kombination aus allen sein.

Bild 4: Beispiel für den Ablauf einer Mitarbeiter-Besprechung.

Die Zahl 7 spielt hier eine entscheidende Rolle. Sieben Wörter pro Zeile und sieben Zeilen pro Folie oder Flip-Chartblatt. Überschriften sollten unterstrichen werden. Bei allem sollte man nicht mehr als vier Farben verwenden.

Bei Beachtung aller hier geschilderten Tips aus der Praxis könnte eine Mitarbeiter-Besprechung gemäß Bild 4 verlaufen.

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