Versand von Geschäftspost über das Internet - De-Mails: Die neue Kommunikation mit elektronischen Briefen

Über eine Milliarde E-Mails werden allein in Deutschland täglich versendet. Diese Art der Online-Kommunikation ist kos­tenlos, einfach und schnell, hat aber auch Mängel: Denn die übermittelten Informationen können von Hackern mitgelesen werden. Außerdem kann man nie sicher sein, ob eine Nachricht wirklich ankommt. Denn eine rechtssichere Empfangsbestätigung gibt es nicht. Für rechtliche Sicherheit gab es deshalb bis vor Kurzem keine Alternative zur herkömmlichen Briefpost. Doch diese geht immer nur zeitverzögert ein und bringt zusätzliche Kosten für Porto und Papier mit sich. Diese Lücke zwischen herkömmlicher Mail und klassischem Postversand soll der neue elektronische Brief schließen – die De-Mail.
Doch was genau ist De-Mail? „De-Mail kombiniert die Vorteile des Internets mit denen schriftlicher Kommunikation: De-Mail ist komfortabel, sicher und verbindlich“, erklärt Telekom-Chef René Obermann. Entwickelt wurde der neue Dienst vom Bundesinnenministerium und Vertretern aus Wirtschaft, Verbänden und Verwaltung. Grundlage ist das De-Mail-Gesetz von Mai 2011, das auch die wichtigsten Merkmale definiert: Sichere Anmeldeverfahren, ein verschlüsselter Transport und die rechtlich sichere Sende- und Empfangsbestätigung sollen die elektronische Kommunikation verbindlich und nachweisbar machen.

Geschäftspost rechtssicher per De-Mail abwickeln

Der Vorteil für Betriebe: Sämtliche Geschäftspost, die vorher per Brief abgewickelt werden musste, kann jetzt rechtssicher digital auf den Weg gebracht werden – von Verträgen über Gehaltsabrechnungen bis hin zu Kontoauszügen und amtlichen Bescheiden. Die gesetzliche Regelung garantiert, dass De-Mail-Nutzer unabhängig von ihrem gewählten Anbieter immer erreichbar sind.
Dieser Komfort ist allerdings nicht kos­tenlos: Das Versenden von De-Mails kostet Gebühren, vergleichbar mit dem Porto bei Briefen. Für Privatnutzer ist die Einrichtung eines De-Mail-Kontos grundsätzlich kostenfrei, Geschäftskunden zahlen je nach Tarif und Anbieter eine einmalige Einrichtungsgebühr zwischen 8 und 100 Euro.
Der Empfang von Nachrichten ist immer gratis. Nur wer De-Mails versenden will, muss dafür zahlen: Je nach Anbieter sind zwischen 28 und 33 Cent netto fällig – pro Nachricht. Werden noch Zusatzoptionen wie Einschreiben, vertraulich oder Absenderbestätigung hinzugebucht, fallen weitere Kosten an: Je nach Anbieter zwischen 10 und 58 Cent pro Option.

Die Schritte zur eigenen De-Mail-Adresse

Alles, was man zur Nutzung des neuen Kommunikationsweges benötigt, ist ein De-Mail-Konto. Zurzeit hat man die Wahl zwischen mehreren vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifizierten Anbietern wie Deutsche Telekom, T-Systems International, Mentana-Claimsoft oder United Internet mit seinen Untermarken 1 & 1, GMX und Web.de. Damit jeder De-Mail-Nutzer eindeutig bekannt ist, müssen sich Interessenten bei der Erst­anmeldung persönlich mit einem offiziellen Ausweisdokument identifizieren.
Zur eigenen De-Mail-Adresse gelangt man in wenigen einfachen Schritten: Die Anmeldung erfolgt über die Homepage eines De-Mail-Anbieters. Hier muss man seine persönlichen Daten eingeben und kann sich eine eigene De-Mail-Adresse reservieren, zum Beispiel Vorname.Nachname@anbieter.de-mail.de. Anschließend lassen sich die Anmeldeunterlagen ausdrucken. Wer keinen Drucker besitzt, kann die vorausgefüllten Unterlagen auch per Post anfordern.
Die rechtssichere Überprüfung der eigenen Identität erfolgt dann per Personalausweis/Reisepass bei einem Ident-Partner, z.B. per Post-Ident-Verfahren. Wer bereits einen elektronischen Personalausweis besitzt, kann sich bei einigen De-Mail-Anbietern auch online ausweisen. Außerdem können Unternehmen die Registrierung oft auch mit einem Handelsregisterauszug vornehmen, um z.B. De-Mail-Accounts für mehrere Mitarbeiter einzurichten. Abschließend muss man nur noch auf die schriftliche Bestätigung des De-Mail-Anbieters und die eigenen Zugangsdaten warten. Sobald diese vorliegt, können De-Mails versendet und empfangen werden.
Grundsätzlich gibt es für Geschäftskunden zwei verschiedene De-Mail-Pakete: Genügt dem Betrieb das Abrufen von Nachrichten über ein Internet-Portal, fallen vergleichsweise geringe einmalige und monatliche Kosten an. Die Nutzung von De-Mails erfolgt über ein spezielles Internet-Portal via Webbrowser, z.B. dem Internet Explorer, Firefox oder Google Chrome. Die De-Mail Nutzeroberfläche sieht nicht nur aus wie bei herkömmlichen E-Mail-Portalen, die man von GMX oder T-Online kennt, sondern ist auch genauso zu bedienen.
Wer seine De-Mails hingegen mit dem gewohnten Mail-Programm nutzen will, z.B. Microsoft Outlook, benötigt eine sogenannte Gateway-Lösung. Diese ist mit 200 bis 1200 Euro einmaligen Installationskos­ten sowie monatlichen 15 bis 100 Euro insgesamt teurer, bietet aber auch deutlich mehr Komfort, weil man zum Abrufen kein Internet-Portal ansteuern muss. Auch bei dieser Lösung kostet der Versand einer De-Mail zwischen 28 und 41 Cent, hinzu kommen Gebühren für zusätzliche Versandoptionen wie Einschreiben.
Die Tarife der aktuellen De-Mail-Anbieter sind nur schwer vergleichbar: Zu stark unterscheiden sich die Leistungspakete in Umfang und Leistung. Bevor man sich für einen Anbieter entscheidet, sollte man grob überschlagen, wie viele De-Mails im eigenen Betrieb pro Monat verschickt werden. Denn während einige Anbieter Grundgebühren verlangen, in denen aber schon ein monatliches Freikontingent an versendeten Nachrichten enthalten ist, verzichten andere komplett auf monatliche Gebühren, fordern dafür aber pro Nachricht und Option deutlich höhere Preise. Der Anbieter Mentana-Claimsoft berechnet sogar unterschiedliche Preise je nach Größe der versendeten Nachricht.

Die Vor- und Nachteile von De-Mails im Fokus

Die größten Vorteile der Kommunikation über De-Mails im Arbeitsalltag: Man benötigt keine Briefmarken mehr, alle Dokumente sind innerhalb weniger Sekunden beim Empfänger und es gibt keine Wartezeiten für Ident-Verfahren bei Behörden oder Postfilialen. Außerdem verfügen De-Mails über eine Verschlüsselung und einen eingebauten Schutz vor Spam, Viren, Trojanern und Phishing.
Damit die Kommunikation per De-Mail funktioniert, benötigen beide Teilnehmer ein eigenes De-Mail-Konto. Dies ist gleichzeitig einer der größten Nachteile: Denn mit einem herkömmlichen Mail-Konto sind De-Mails nicht kompatibel. Wenn der Empfänger keine De-Mail-Adresse besitzt, kann man ihm auch keine De-Mail-Nachricht zukommen lassen. Auch der von der Deutschen Post betriebene E-Postbrief kann aktuell keine De-Mails versenden oder empfangen.
Mit dem Inkrafttreten des De-Mail-Gesetzes wurde auch die Kritik von Daten- und Verbraucherschützern immer lauter: So soll die Sicherheit bei De-Mails hinter den aktuellen Möglichkeiten zurückbleiben. Auch kann die rechtliche Zustellsicherheit zum Nachteil werden – zum Beispiel wenn der Empfänger sein De-Mail-Postfach nicht regelmäßig prüft und ein amtliches Schreiben mit Fristsetzungen erhält. Denn das Schreiben gilt offiziell als zugestellt – egal, ob der Empfänger es liest oder nicht.
Zudem kann eine De-Mail einen unterschriebenen Brief nicht immer ersetzen: Denn wenn die Schriftform gesetzlich gefordert ist, zum Beispiel bei der Kündigung eines Vertrags, ist weiterhin die eigenhändige Unterschrift notwendig. Ein besonderer Nachteil für international tätige Betriebe: De-Mails gibt es nur in Deutschland – deshalb können diese bei internationalen Geschäftsbeziehungen nicht genutzt werden.

„Kunden- und verbraucherfreundlicher Kanal zur Kommunikation“

Lohnt sich die De-Mail trotzdem für Unternehmen? „Mit ihren Attributen Rechtssicherheit, Vertraulichkeit und Zuverlässigkeit schließt die De-Mail die letzte noch bestehende Lücke in der Substituierbarkeit papiergebundener Kommunikation durch digitale Alternativen“, erklärt Matthias Ehrlich, Geschäftsführer United Internet Dialog GmbH. „Gleichzeitig ist die De-Mail ein zentrales Wettbewerbs- und Effizienzthema für jedes Unternehmen: Neben dem Konkurrenzvorteil der Bereitstellung eines kunden- und verbraucherfreundlichen digitalen Kanals zur Geschäftskundenkommunikation profitieren Unternehmen von umfangreichen Kostenvorteilen.“

Fazit

Bei den verschiedenen Grundgebühren, Versandkosten und Optionen dürfte so mancher Nutzer schnell den Überblick verlieren. Trotzdem können Betriebe mit De-Mails in vielen Fällen Kosten reduzieren: Die Preise pro versendeter Nachricht sind zwar nur wenig günstiger als beim herkömmlichen Briefversand, darüber hinaus spart man aber gleichzeitig zwischen 8 und 15 Cent an Nebenkosten – also Briefpapier, Umschlag, Toner oder Tinte. Allein die Reduzierung von Druck- und Portokosten liegt laut Schätzungen der Deutschen Telekom bei bis zu 50%.

E-Postbrief oder De-Mail

Der sogenannte „E-Postbrief“ der Deutschen Post ist ein Sonderfall, denn bei diesem Angebot handelt es sich nicht um De-Mails. Obwohl die Deutsche Post das De-Mail-Projekt gemeinsam mit der Deutschen Telekom, United Internet und dem Bundesinnenministerium entwickeln wollte, zerstritten sich die Unternehmen bereits in der Planungsphase. Daraufhin stieg die Deutsche Post aus der Allianz aus und entwickelte den E-Postbrief als eigene elektronische Kommunikationsform mit einer speziellen Besonderheit: Wenn der Empfänger kein E-Postfach besitzt, kann der Versender gegen Aufpreis beauftragen, die Dokumente auszudrucken und per klassischer Briefpost zuzustellen.
Der E-Postbrief wird jedoch nicht vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) geprüft und ist deshalb auch nicht bei Behörden im Einsatz. Es lassen sich deshalb keine De-Mails mit einem E-Postbrief-Account empfangen. Der elektronische Versand eines E-Postbriefs bis zu 20 MB kostet aktuell 58 Cent, für die Optionen „Einschreiben Einwurf“ oder „Einschreiben mit Empfangsbestätigung“ werden jeweils 1,60 Euro Aufpreis berechnet.

Autor: Thomas Busch, freier Fachjournalist

Bilder: Deutsche Telekom