Mit KI-Tools Zeit und Geld sparen

Niklas Leonhard ist Digital Portfolio Manager beim Heiztechnikhersteller Wolf und arbeitet an der Optimierung digitaler Produkte. Dabei spiele das Thema Künstliche Intelligenz nach seinen Aussagen eine immer wichtigere Rolle für effiziente Lösungen. Doch was genau steckt hinter dem Begriff? „KI bezeichnet Systeme, die durch Datenanalyse lernen, Muster erkennen und eigenständig Entscheidungen treffen können“, sagt er. „Im Handwerk heißt das konkret: weniger manuelle Arbeit, schnellere Abläufe und bessere Organisation.“ Automatisierte Dokumentenerstellung, optimierte Kundenkommunikation oder effiziente Terminplanung nennt er als Beispiele, wie KI den Praxisalltag erleichtert.

Bevor KI-Tools eingeführt werden, sollte klar sein, in welchen Bereichen sie wirklich Mehrwert bringen. Oft braucht es externes Know-how, etwas Budget – und vor allem die Akzeptanz des Teams, weiß Leonhard. Und ergänzt: „KI ersetzt keine Fachkräfte, sondern unterstützt sie. Datenschutz und regelmäßige menschliche Kontrolle bleiben Pflicht, denn nicht jede KI-Entscheidung ist fehlerfrei.“

Die Chancen und Möglichkeiten, die KI bietet, sind vielfältig. Leonhard hat fünf Beispiele nützlicher Tools zusammengetragen, die in der Basisfunktion für viele Fachhandwerker ausreichen.

1. ChatGPT entwirft Texte für eine professionelle Kundenkommunikation, aber auch Dokumentvorlagen für Angebots- und Rechnungsstellung, Konzepte oder Checklisten für eine umfassende Kundenberatung. Als Recherche-Tool kann es auch ganz allgemeine Fragen beantworten: Wie formuliere ich eine Stellenanzeige? Wie antworte ich auf eine unbegründete Kundenbeschwerde? Lösungsvorschläge oder konkrete Tipps werden direkt mitgeliefert.
2. Mit Chatbase kann ein maßgeschneiderter Chatbot für den 24/7-Kundensupport auf der Website erstellt werden. Der Bot beantwortet automatisch Kundenanfragen oder plant Termine – jederzeit erreichbar, ganz ohne personellen Mehraufwand. Durch die Beantwortung von einfachen Kundenanfragen via Chatbot können E-Mails und Anrufe reduziert werden.
3. Mit OptimoRoute lassen sich Einsatzpläne für den Außendienst, Wartungsteams oder Kundendienst-Monteure automatisiert erstellen. Die Software berücksichtigt dabei Faktoren wie Verkehrsaufkommen, Standorte, verfügbare Zeitfenster und Auftragsprioritäten. Das Ergebnis: weniger Fahrzeit, geringere Kosten und mehr erledigte Aufträge pro Tag. Besonders geeignet für Betriebe mit viel Kundeneinsatz vor Ort.
4. Mit Canva lassen sich ansprechende Grafiken, Vorher-Nachher-Vergleiche, Social-Media-Posts oder Angebotsflyer gestalten – ganz ohne Vorkenntnisse im Design. Die KI-gestützten Funktionen helfen beim Texten, Gestalten sowie Entfernen von Bildhintergründen. Ein praktisches Tool, um Kundenkommunikation und Marketing schnell, visuell überzeugend und zeitsparend in die eigene Hand zu nehmen.
5. Mit SpeechNotes können Notizen, Protokolle oder ganze Berichte einfach per Spracheingabe erstellt werden, unterwegs oder auf der Baustelle. Die App wandelt Sprache in Text um und erleichtert die Dokumentation von Arbeitsschritten, Kundeninformationen oder Materiallisten.

Für Niklas Leonhard steht fest: „KI kann auch kleineren Handwerksbetrieben helfen, Prozesse zu vereinfachen und wertvolle Zeit zu sparen. Entscheidend ist dabei, den Einstieg bewusst zu planen, klein anzufangen und das Team mitzunehmen.“