FV NRW - Schnelle und sichere Abrechnung von Kundendiensteinsätzen - Kudibi-App unterstützt den Servicetechniker bei seinem Aufmaß
Kundendienstberichte sind ein fester Bestandteil der alltäglichen Arbeit eines SHK-Fachbetriebs. Die Welt der Smartphones und Tablets ermöglicht es, schnell und umfassend Prozesse wie den Kundendienst zu einem guten Abschluss zu bringen. Die neu entwickelte „Kudibi-App“ des Fachverbandes SHK NRW und der Firmen Oventrop, Wilo und Con Soft bietet die passende Anwendung hierfür.
Unvollständige/späte Rechnungen
Die Abrechnung von Kundendiensteinsätzen ist in vielen Betrieben sehr aufwendig und personalintensiv. Häufig ist der Chef maßgeblich eingebunden und das kostet wertvolle Zeit. Andererseits scheint diese Kontrolle erforderlich zu sein, denn immer wieder passiert es, dass bei der Erstellung der Kundendienstberichte wesentliche Angaben vergessen werden. Wird ein Waschtisch erneuert und fehlt dieser auf dem Arbeitszettel, so ist das noch auffällig. Was aber, wenn die Waschtischbefestigung fehlt oder die Entsorgungspauschale für den alten ausgebauten Waschtisch?
Auch das sind noch offensichtliche Fehler: Bei sehr technischen Arbeiten kann oftmals nur der Meister und Fachmann erkennen, was eventuell vergessen wurde aufzuschreiben. Wenn ein Stundenzettel dann auch noch die Grundanforderung „Lesbarkeit“ nicht erfüllt, wird es selbst für Fachleute schwierig, daraus zügig eine Rechnung zu erstellen. Rückfragen beim Monteur sind notwendig. Das wiederum kostet Zeit - im Büro und auf der Baustelle.
Geführtes Aufmaß vor Ort
„Um diese Situation zu entspannen, haben wir uns an der Entwicklung der Kudibi-App beteiligt“, so Marie-Elis Marwitz vom Fachverband SHK NRW. Das Werkzeug ist schnell und einfach zu bedienen und hilft dabei, die genannten „Klippen“ zu umschiffen. Die App unterstützt den Kundendiensttechniker bei der Dokumentation von Arbeitsbeschreibungen, Material- und Maschineneinsatz. Er kann aus Prozessvorschlägen, Textbausteinen und Materiallisten auswählen, diese sogar ergänzen, sodass sie für zukünftige Berichte zur Verfügung stehen. Die inhaltlichen Bausteine der App können per Texteingabe somit individuell an die Arbeitsrealität des Monteurs angepasst und stetig erweitert werden.
Nach Eingabe aller Daten und der Fertigstellung des Berichts unterschreibt der Kunde auf dem Mobilgerät (Smartphone oder Tablet), wie man es von Paketzustellern kennt. Darauf folgt die Versendung der nun erstellten PDF-Datei per E-Mail ins Büro, wo unmittelbar die Rechnungsstellung erfolgen kann. Wenn gewünscht, geht eine Kopie per E-Mail direkt an den Kunden.
Die Vorstellung dieses neuen Werkzeugs erfolgte auf der SHK ESSEN 2014 am Stand des Fachverbandes. Die App ist für iOS- und Android-Geräte konzipiert worden und für Smartphones und Tablets gleichermaßen geeignet. Durch die Unterstützung der Firmen Oventrop und Wilo ist dieses Werkzeug in der Basis-Version kostenlos im App- und Play-Store zum Download erhältlich. Wer die App umfassender in seine Betriebsorganisation einbinden will, kann sich gegen eine Nutzungsgebühr in die Kudibi-Cloud einbuchen. Im Besonderen hat der Chef dann die Möglichkeit, Monteure zentral zu steuern und mit Aufträgen aktiv zu versorgen.
„Uns ist natürlich bewusst, dass die optimale Lösung über die eigene EDV-Branchenlösung geht“, erläutert Marwitz. „Dann erfolgt die Verarbeitung ohne Systembruch. Das ist der Königsweg!“ Da der Weg dorthin aber einiges an organisatorischen Vorarbeiten notwendig macht, lässt sich Kudibi ohne großen Aufwand als Vorstufe nutzen, um mit der neuen Technik Erfahrung zu sammeln.
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