Disziplin im Handwerksbetrieb Den Fehlzeiten auf der Spur: Grunden & Föcker GmbH machen es mit einer Standard-Software vor

Seit rund eineinhalb Jahren erfolgt die Monteurseinteilung PC-basiert. Damit haben diejenigen, die dafür bei Grunden & Föcker zuständig sind, eine deutlich bessere Übersicht und können flexibler auf Veränderungen reagieren.

Für jede Woche ist eine Registerkarte (in Excel) angelegt. Die Tage einer Woche verlaufen in Spalten und sämtliche Monteure, Servicetechniker und Auszubildende in Zeilen. In den sich kreuzenden Zellen aus Tagen und Personen sind Informationen hinterlegt.

Alfons Grunden (Mitte) und Bernd Föcker (links) erklären die Einteilung der Monteure auf Basis des Excel-Programms. Rechts: Alfred Jansenberger.

Im Lager befindet sich der Bildschirm, über den sich jeder einzelne Monteur über seine bevorstehenden Aufträge, Kolonnen u.a. informiert. Alfons Grunden (links) und Bernd Föcker können sich die alte Monteurseinteilung mit handschriftlichen Notizen nicht mehr vorstellen.

Etwa, wer mit wem eine Kolonne bildet, wer welchen Auftrag zu erledigen hat und anderes.
Aber das ist nicht alles. Die Wochenübersicht wird an einen großen Flachbildschirm übertragen, der in der Werkstatt für alle einsehbar aufgehängt ist. „Da wir nur kleine Objekte haben – Badrenovierung, Heizkesseltausch, Reparaturen – bedarf es einer hohen Organisation, um den Ablauf fließend zu gewährleisten“, erklärt Alfons Grunden. Denn bei Kleinaufträgen seien ständig Informationen auszutauschen: Dauer, Materialdisposition, Fertigstellung, Monteursverschiebungen aufgrund von Krankheit, hereinkommende Notfälle wie Rohrbrüche, Kundenanrufe mit der Bitte, den aktuellen Auftrag zu verschieben u.v.m. All diese wissensrelevanten Gegebenheiten fließen in die Exceltabelle ein und sind auf dem Großbildschirm für jeden einsehbar.

Zettelwirtschaft ist passee
Über Jahre haben die beiden Geschäftsführer die Aufträge morgens verteilt. Alfons Grunden fasst die morgendliche, tägliche Situation mit diesen beiden Worten zusammen: „Hektik pur.“ Damit spricht er einer ganzen Heerschar von Handwerksunternehmern aus der Seele. Und mit den Erfahrungen nach der Umstellung auf das neue System kann sich niemand mehr bei Grunden & Föcker vorstellen, mit der Zettelwirtschaft zu arbeiten. Und mit „niemand“ ist die gesamte Belegschaft gemeint. Wenn die Monteure morgens hereinkommen, sehen sie sofort auf dem Bildschirm, was für den heutigen Tag ansteht. Und die Auszubildenden sehen, mit welchem Monteur sie auf die Baustelle gehen. „Wir müssen weniger über die Einteilung sprechen als über die wichtigen Inhalte des jeweiligen Projekts“, verdeutlicht Bernd Föcker. „Bei zwölf Fahrzeugen ist die Mannschaft jetzt eine Viertelstunde eher raus als vorher“, schätzt Grunden. „Und nach einer Berechnung unseres Fachverbandes in Düsseldorf bringen 15 Minuten mehr Produktivität pro Tag am Jahresende ca. 2500 bis 3000 Euro mehr Ertrag pro Monteur!“
Aufgrund dieser übersichtlichen Informationsdarstellung erkennen die Monteure früh morgens auf einen Blick, welche Materialien sie mitnehmen müssen, ob sie besondere Werkzeuge benötigen, welcher Auszubildende mit ihnen fährt etc. Sie minimieren damit ihre Rüstzeiten und können rechtzeitig den Hof verlassen. Die Unterlagen für jeden Auftrag findet der Monteur in einer Regalwand im Lager. Sie hat den gleichen Aufbau wie die Excel-Datei, nur sind die Achsen getauscht: Monteure in Spalten, Tage in Zeilen. In den Schnittpunkten befinden sich die Unterlagen für die Aufträge.
Ein Beispiel aus dem Kundendienstbereich: Kommt ein neuer, kurzfristig zu erledigender Auftrag herein (z. B. eine Kesselstörung), wird er sofort einem Kundendienstsmonteur zugeordnet. Wenn der Techniker von der letzten Tour zurückkommt und auf den Bildschirm blickt, weiß er über die veränderte Situation und den neuen Einsatz Bescheid. Jeder, der mit der Einteilung der Monteure zu tun hat, hat Zugriff auf das Programm, andere haben nur Einsicht. Aber da die Übersicht auf quasi allen PCs installiert und einsehbar ist, wird eine hohe Informationsdichte im Unternehmen erreicht – ohne eine Überfrachtung mit all den negativen Folgen.
„Mit dieser wochenweisen Übersicht haben wir sehr viel Ruhe in die Mannschaft gebracht“, zieht Föcker eine wichtige Bilanz. Denn die Monteure wissen bereits am Wochenanfang, zu welcher Baustelle sie am Donnerstag müssen – vorausgesetzt, es kommt nichts dazwischen. Aber selbst dann werden sie so frühzeitig informiert, dass sie von ihrer aktuellen Baustelle notwendiges Werkzeug für den Einsatz mitbringen können.

Joker-Aufträge
Sicher kommt es regelmäßig vor, dass die veranschlagte Zeit für einen Kleinauftrag unterschritten wird. In der Vergangenheit war es so, dass dann der Monteur z. B. nach sechs, statt nach acht Stunden in der Tür stand und sagte „Ich bin fertig, wo muss ich jetzt hin?“. Das machte Alfons Grunden und Bernd Föcker nervös. Ganz besonders dann, wenn gerade ein Kunde beraten wurde. Gedanken wie „jetzt läuft er hier ’rum“, „unproduktive Zeiten“, „er schreibt die Zeit ungerechtfertigt auf Kunden oder ordnet sie einem Projekt mit Festpreisen zu“ verschafften sich bei den beiden Betriebsinhabern regelmäßig Raum im Kopf und störten die Kundenberatung. Für diese Fälle gibt es jetzt sogenannte Joker-Aufträge. Das sind zeitlich unabhängige Aufträge, etwa Wartungsaufträge, zu denen ein Schlüssel für den Heizungsraum des Kunden im Unternehmen hinterlegt ist.

In dieser Regelwand befinden sich die Unterlagen der Aufträge für die Monteure. Sie ist eingeteilt in Wochentage (Zeilen) und Monteure (Spalten). Oben rechts befindet sich eine Reklamation – rot gekennzeichnet.

Steigerung der Disziplin
Über den Großbildschirm erfolgt nicht nur die Monteur-Einteilung, es werden auch weitere Informationen übertragen. Ein immer wiederkehrendes Problem sind die fehlenden Aufmaße. Was bis dato zeitaufwendig über die persönliche Ansprache ging, erfolgt heute über den Bildschirm. Im unteren Bereich befindet sich eine Informationsleis­te. Da steht z. B. folgender Text: „Monteur Meier: Das Aufmaß Hilscher fehlt!“. Ein anderes Beispiel: „Monteur Laumann: Heizkörper falsch angeschlossen!“. Dieser Auftrag (Heizkörper richtig anschließen) ist auf dem Bildschirm rot hinterlegt. „Damit soll dem Monteur bewusst werden, dass er einen Fehler gemacht hat“, erklärt Grunden.

Doch was sagen die Mitarbeiter dazu, wenn sie über diesen Weg erfahren, dass was schief gelaufen ist? Schließlich sieht die gesamte Belegschaft die Infoleiste. Doch Alfons Grunden und Bernd Föcker winken ab: „Wir machen nichts, ohne die Mannschaft vorher zu informieren.“ In dem eigenen Schulungsraum wurde das Gesamtkonzept vorgestellt mit dem Hinweis, dass damit das Abschieben der Schuld auf den anderen beendet werden könnte. „Alle waren deshalb dafür“, sagt Grunden. Und jetzt sind die Monteure vorsichtig geworden, weil sie selbst dort öffentlich genannt werden könnten. „Wir wollen ja niemanden schikanieren“, räumt Föcker ein. „Aber es dient dazu, die Monteure für ein höheres Disziplinbewusstsein zu sensibilisieren.“

Grund & Föcker GmbH
Alfons Grunden und Bernd Föcker gründeten vor elf Jahren den Handwerksbetrieb. Im ersten Stepp fokussierte man sich auf Badeinrichtungen und Heizungsanlagen. In kürzester Zeit entwickelte sich aus kleinen Anfängen ein modernes Unternehmen mit heute rund 25 Mitarbeitern. Die Tätigkeitsfelder liegen heute auf Sanitär, Heizung, Elektro und Umwelttechnik. Alfred Jansenberger, stv. Hauptgeschäftsführer des NRW-Landesverbands SHK, der das Unternehmen seit den Anfängen kennt und von Verbandsseite den Wachstumskurs begleitet: „Ich bin beeindruckt. Ein Vorzeigeunternehmen, das seine Hausaufgaben gemacht hat.“

Unproduktive Zeiten
Das Thema „unproduktive Zeiten“ werden wir vonseiten der Redaktion in einer der nächsten Ausgaben nochmals aufgreifen. Dazu wird Alfred Jansenberger in einem eigenen Artikel auf die Mehrkosten für den Betrieb detailliert eingehen.

www.badundkonzept.de