Digital und smart, statt Kundendienstzettel
Mobile Auftragsabwicklung mit Smartphone und Tablet erleichtert Datenerfassung und Abrechnung
Die mobile Auftragsabwicklung mittels Tablet gehört für das SHK-Unternehmen Zimmermann mittlerweile zum Arbeitsalltag.
Nach erledigter Arbeit lässt Michael Zimmermann die Kundschaft direkt digital den Auftrag unterschreiben und kann auf Wunsch des Kunden einen Beleg per E-Mail zusenden.
Volle Auftragsbücher auf der einen, spürbarer Fachkräftemangel auf der anderen Seite: Der Faktor Zeit ist für Handwerksunternehmen mehr denn je zu einem kostbaren Gut geworden. Gefragt sind effiziente Prozesse ohne Reibungsverluste. In jedem zweiten Betrieb werden daher heute digitale Anwendungen eingesetzt, wie eine Umfrage des Digitalverbands Bitkom und des Zentralverbands des Deutschen Handwerks ergeben hat. So auch bei Haustechnik Zimmermann in Eschweiler, wo sich besonders mit Blick auf die mobile Arbeitsweise Vorteile durch den Einsatz von Handwerkersoftware aus dem Hause Moser ergeben.
Einsätze planen, Termine festlegen, Arbeitszettel bearbeiten – Michael Zimmermann und seine Außendienst-Mitarbeiter erfassen sämtliche Daten mobil mit ihren Dienst-Tablets. Mittels der hierfür entwickelten mobilen Anwendung „MOSER Kundeneinsätze“ reduzieren sie so den Aufwand und beschleunigen die alltäglichen Prozesse. Auf dem iPad schreiben die Mitarbeiter ihre Arbeitsberichte mit sämtlichen dazugehörigen Informationen statt auf Papier: „Das ist ein deutlicher Mehrwert“, sagt der SHK-Meister über sein Werkzeug für die mobile Abwicklung von Aufträgen. Dass Zimmermann mit dieser Einschätzung nicht alleine steht, belegen auch die Ergebnisse einer weiteren Studie „Digitalisierungsindex Mittelstand 2019/2020. Der digitale Status quo im deutschen Handwerk“, die u. a. auch auf die mobile Nutzung von digitalen Anwendungen eingeht. Demnach realisieren 31 % der Unternehmen den mobilen Zugriff auf Geschäftsanwendungen wie etwa die Auftragsverwaltung“.
Aufwand deutlich reduziert
Die App „Mobile Kundeneinsätze“ von Moser gibt es in zwei Versionen – zum Download für Android-Systeme und als Web-Version, die das Unternehmen Zimmermann nutzt. Die Anwendung bietet zahlreiche Funktionen, wie etwa Übersicht zu Terminen und Kalender, mobile Arbeitszettelbearbeitung, Navigation oder Kommunikation und elektronische Unterschrift. „Größte Effizienzgewinne lassen sich jedoch vor allem durch die Digitalisierung von täglich anfallenden Aufgaben erzielen“, erklärt Zimmermann und konkretisiert: „So etwa die Erfassung der Arbeitszeiten, welche ebenfalls mit dem System abgebildet werden kann. Das Abtippen der Arbeitszettel, wie es jahrelang mühevolle Praxis gewesen ist, entfällt.“ Das Resultat: Die Monteure müssen nicht zwingend am Hauptsitz vorbeikommen, um ihre Berichte abzugeben. In der Hochsaison im Herbst und im Winter können die im Außendienst eingesetzten Mitarbeiter zudem komplett autark fahren, da sie bereits alles dabei haben, was sie benötigen. Andersherum können sie von unterwegs alle relevanten Unterlagen einsehen.
„Das ist heute schon viel weniger Aufwand“, freut sich Zimmermann. Es muss nichts mehr abgetippt werden und die Zusatzinformationen zu Kunden, Projekten und bei Wartungseinsätzen zu den jeweiligen Anlagen, die die Mitarbeiter vor Ort aufgeschrieben haben, liegen direkt digital vor. Sei es zu den Heizungsanlagen oder zu Bauteilen – Zimmermanns Männer wissen schon vorher, was zur nächsten Wartung oder für eine Folgereparatur mitgenommen werden muss. In der jeweiligen Anlagenakte können außerdem Notizen hinterlegt und Termine, z. B. für die nächste Wartung, eingetragen werden.
Weitere Verknüpfungen
Mit der Anschaffung der „Mobilen Kundeneinsätze“ führt Zimmermann die Digitalisierungsstrategie seines Unternehmens konsequent fort. Die mobile Anwendung ist Teil einer größeren Lösung namens „Moser hybrid“. Diese besteht einerseits aus einer mobilen Komponente, für die ebenfalls ein Internetzugang erforderlich ist. Und andererseits aus der seit knapp 20 Jahren in der Zimmermann-Zentrale in Eschweiler genutzten Handwerkersoftware „MOS’aik“. Hierüber wird „das komplette kaufmännische Repertoire“, wie der SHK-Meister es umschreibt, abgedeckt. Das fängt bei der Angebotserstellung an und geht hin bis zur Rechnungsstellung und Finanzbuchhaltung.
So hat Haustechnik Zimmermann die gesamten Unternehmensprozesse auf einen digitalen Nenner gebracht. Die Lösung „Moser hybrid“ kombiniert die stationäre Nutzung – wie sie sich bereits mit „MOS’aik“ bewährt hatte – mit der mobilen Komponente. „Wir sorgen mit unseren Lösungen dafür, dass die Abläufe in Handwerksunternehmen vollständig digitalisiert werden können“, erklärt Maximilian A. Moser, Geschäftsführer bei Moser Software. Das bedeute ganz konkret, dass die Erfassung und Verarbeitung von Daten eben nicht erst im Büro beginnt, sondern dort, wo sie generiert werden.
„Wir haben schon nach den ersten Monaten gemerkt, dass uns das einen deutlichen Zeitgewinn bringt“, sagt Zimmermann. Damit gehe der Workflow und das Bearbeiten der Aufträge spürbar schneller. „Die digital erstellten Berichte sind heute sofort fakturierbar: Noch am Einsatzort selbst können Arbeitszettel gemeinsam mit dem Kunden geprüft und anschließend von diesem unterschrieben werden – natürlich ebenfalls digital. Im Büro oder selbst mobil können alle Daten direkt übernommen und darauf basierend die Rechnungen geschrieben werden“, fasst Zimmermann zusammen. Diese gehen dann per Mail raus, wenn der jeweilige Kunde das wünscht.
Feedback aus der Belegschaft
„Die Akzeptanz ist super“, berichtet Zimmermann. Seine Monteure hätten sich bereits im Vorfeld auf die Neuerungen gefreut: „Berichte schreiben ist ja immer etwas lästig, aber die Dokumentation gehört nunmal dazu.“ Doch heute mache diese Arbeit den Angestellten sogar Spaß. Er habe nicht gedacht, dass die Mitarbeiter auf einmal so ausführliche Berichte schreiben. Nicht nur der Umfang der Berichte sei größer, auch ihre Qualität sei höher. Zudem kann der Chef bei größeren Projekten jederzeit den aktuellen Stand einsehen. Zimmermann ist sicher: „Es lohnt sich, alle Prozesse durchgängig zu digitalisieren.“
Bilder: Moser
