Alle Firmenfahrzeuge im Blick

Jederzeit über die aktuellen Einsatzorte von Monteuren und deren Fahrzeugen informiert zu sein und bei Bedarf möglichst effektiv umdisponieren zu können – hier sorgen spezielle Programme im Flottenmanagement für den gewünschten Überblick. Häufig hält die einschlägige Software darüber hinaus Funktionen bereit, die über die reine Steuerung von Fahrzeugen hinausgehen.
Flottenmanagement-Systeme erleichtern neben der reinen Administration von Grunddaten und der Disposition der einzelnen Fahrzeuge so manche Verwaltungsaufgabe. Die modular aufgebauten Programme lassen sich exakt auf die jeweiligen Anforderungen abstimmen. Die Stammdaten der Fahrer wie Vor- und Nachname, zuweisbare Fahrzeugklasse und zugehörige Kostenstelle können problemlos aus einer Excel-Liste oder einer Access-Datei in das jeweilige Software-Programm importiert werden. Zur möglichst unkomplizierten Eingabe der Fahrzeuggrunddaten bieten einige Software-Unternehmen zudem eine dem Kfz-Schein nachempfundene Eingabemaske an.
Oftmals erlauben es die Programme darüber hinaus, Tankdaten zu importieren und damit Kennzahlen wie die Laufleis­tung, die Kosten je km, den Verbrauch auf 100 km und den CO2-Ausstoß eines Fahrzeugs auszuwerten. Übersichtlich aufgezeigt werden zudem fahrzeugbezogene Gebühren und Abweichungen von festgelegten Budgets sowie Fakten wie etwa vereinbarte Leasinglaufleistungen, bereits durchgeführte und fällige Inspektionen wie auch Haupt- und Abgasuntersuchungen.
Wird ein Dokumentenmanagement angeboten, ist es möglich, Schriftstücke wie Leasingverträge der Fahrzeuge, Fotos, PDF-Dateien und Strafmandate zu hinterlegen. Über den Baustein „Schadensmanagement“ lässt sich zudem der Schriftverkehr mit einem Versicherungsunternehmen einbinden. Das Programm hält dann zusätzliche Informationen, etwa die Schadenmeldung und -nummer sowie den Status der Regulierung, gebündelt bereit.
Ein weiteres Element ist die Fahrzeugortung. Über eine im Fahrzeug eingebaute Sender-/Empfängerbox ist es europaweit möglich, anhand farbiger Markierungen auf einer digitalen Karte festzustellen, wo sich ein Fahrzeug befindet. Das vereinfacht die Disposition der Fahrzeuge und unterstützt bei der spontanen Berücksichtigung von Notdienstaufträgen. Die Planung der Einsätze erfolgt zentral oder über eine auf dem Smartphone oder Tablet installierte App direkt durch die Monteure. Darüber hinaus lassen sich Faktoren wie Kilometerleistung, Kraftstoffverbrauch und Materialverschleiß der Flottenfahrzeuge vergleichen.

Die Module im Detail
Software-Unternehmen setzen bei der Fahrzeugdisposition auf unterschiedliche Modelle. So reicht für eine aus einigen wenigen Fahrzeugen bestehende Fahrzeugflotte oftmals eine Kalenderübersicht zur Fahrzeugdisposition aus. „Wir haben bei den Fahrzeugflotten einen steigenden Anteil der kostengünstigeren Poolfahrzeuge festgestellt“, erläutert Michael Kombüchen, Geschäftsführer K-Soft iT-Center, und sagt weiter: „Gerade hier bietet sich die kalenderbasierte Fahrzeugverwaltung an.“ Ein entsprechendes Tool hält das System- und Software-Haus mit der Software „Flottenmanager“ bereit. Das Programm steht in unterschiedlichen Ausbaustufen zur Verfügung. Mittels einer sieben Tage umspannenden Vorlage zeigt das Dispositionsmodul „Fahrzeugkalender“ die einzelnen Fahrzeugstandorte anhand eines Balkendiagramms auf. Disponieren lassen sich die einzelnen Fahrzeuge durch einfaches Verschieben der zugehörigen Balken. Zudem hält das Modul je nach Programmumfang optisch hervorgehobene Informationen bereit, etwa das Kfz-Kennzeichen, den Zielort der einzelnen Fahrzeuge und die damit verbundenen Aufträge sowie noch zu erledigenden Termine. Die Lizenz für das Tool umfasst in der Business-Version zwei Arbeitsplätze. Um die Software flexibel nutzen zu können, hat der Kunde die Möglichkeit, die Software an mehreren Arbeitsplätzen zu installieren.

Im Fokus
Bei der vom Software-Entwickler Hausmann und Wynen angebotenen Software „Powerbird“ erhält der Disponent über das GPS-gesteuerte Modul „Ortung/Disposition“ umso detailliertere Informationen zu den einzelnen Einsatzpunkten, je tiefer er in die Symbole auf der digitalen Straßenkarte des Programms hineinzoomt – sowohl tagesaktuell als auch vorausschauend. Das erleichtert eine wegoptimierte Einsatzplanung von Mitarbeitern und Fahrzeugen, wobei kurzfristig erteilte Neuaufträge in bereits terminierte Aufträge eingebunden werden können. Zudem bietet die speziell auf die Anforderungen von Elektro- und Haustechnikunternehmen zugeschnittene Software die Möglichkeit, die gesamte Betriebsorganisation abzudecken: angefangen bei der digitalen Anforderungserfassung beim Kunden über die Angebotserstellung bis hin zur Finanz- und Lohnbuchhaltung. So kann der Außendienstmitarbeiter beim Kunden vor Ort beispielsweise über ein Tablet eine den Auftrag betreffende Information direkt an den Innendienst weitergeben und unmittelbar nach Auftragserledigung papierlos und zeitsparend die Fakturierung auslösen.
„Unsere Software entwickeln wir stetig weiter und setzen dabei im großen Umfang Wünsche und Anfragen unserer Kunden um“, sagt Sven Wollthan, Geschäftsführer der Hausmann & Wynen. Das Unternehmen beruft dazu zweimal im Jahr einen Kundenbeirat, bestehend aus zehn Anwendern aller Größenordnungen ein. Gemeinsam untersuchen sie dann die allgemeine Relevanz von kundenseitigen Programmwünschen. Umgesetzte Anforderungen werden per Video dokumentiert und bei einem nächsten Update berücksichtigt. Außerdem informieren die Experten während jährlich stattfindender kostenloser Programmschulungen in 29 deutschen Städten über neue Programm­inhalte. „Schließlich sollen unsere Kunden nicht nur Updates aufspielen, sondern die damit verbundenen über 200 Neuerung pro Version gewinnbringend nutzen“, betont Sven Wollthan.

Ausgeklügelte Alarme
Ein Programm, über das sich alle handwerklichen und betriebswirtschaftlichen Prozesse abbilden lassen, hat das Software-Unternehmen pds mit der prozessorientierten Handwerkersoftware „ERP“ entwickelt. Diese Software bietet die Möglichkeit, verschiedene Alarme zu aktivieren, etwa wenn das Ortungsmodul von der Energieversorgung getrennt wird. Eine weitere Option ist der „Abschlepp-Alarm“. Dieser wird aktiv, sobald das Modul eine Fahrzeugbewegung verzeichnet, ohne dass die Zündung des Kfz betätigt wurde. Außerdem weisen sogenannte „Geofence-Alarme“ auf die Ein- und Ausfahrt in bestimmte, vom Nutzer festgelegte Zonen hin. Mittels zeitlich und lokal gebundener Alarme lassen sich schließlich auch Fahrzeugbewegungen außerhalb definierter Zonen überwachen.
Gute Dienste bietet auch das digitale Fahrtenbuch. Sind die Daten des Fahrers und der km-Stand eines Fahrzeugs hinterlegt, zeichnet die Flottenmanagement-Software neben der Kilometerleistung des Autos auch die Start- und Endzeit einer Fahrt sowie den Start- und Zielort auf. Der zurückgelegte Weg wird automatisch berechnet. Zudem gibt die Software am Zielort die Adressen der dort ansässigen Kunden aus, weshalb für die Abrechnung nur noch die Geschäftsstelle der Kunden zu bestätigen und der Fahrtzweck manuell einzugeben ist. Ist es nicht möglich, eine Position eindeutig einem Kunden zuzuordnen, weil beispielsweise mehrere Kunden in der Nähe zu finden sind, bleibt das Feld frei. „Wie lange die gespeicherten Daten zur Verfügung stehen sollen, kann der Betrieb individuell entscheiden“, betont Sarah Tietjen, Marketingleiterin der pds GmbH.

Noch mehr Flotteneffizienz
Auch Tankkarten für die bargeldlose und fahrzeugbezogene Versorgung haben das Potenzial, das Management eines gewerblichen Fuhrparks zu unterstützten. „Unsere Tank- und Servicekarte ‚DKV Card‘ wird deutschlandweit an rund 13 000 Tankstellen akzeptiert“, sagt Andreas Árvay der DKV Euro Service GmbH + Co. KG. Das entspräche etwa 90 % aller Tankstellen in Deutschland. Außerdem bedient das Unternehmen mit der „Card + Charge“ auch den Bereich der Elektromobilität. Diese Karte wird zusätzlich an 7000 öffentlich zugänglichen Ladepunkten in Deutschland akzeptiert. Die Gebühren für die Nutzung der Karten fallen umsatzabhängig an.
Über die Abrechnung lassen sich Art, Menge und Preis des getankten Kraftstoffs ermitteln. Das zugehörige elektronische Kundenkonto „Cockpit“ sammelt zudem individuell abgestimmte Informationen über das Laufleistungsprofil eines Fahrzeugs. Das System bietet außerdem die Möglichkeit, weitere Tankkarten zu bestellen, bestehende Karten abzubestellen, das Limit (Tageslimit, Gesamtlimit) der Karte zu verändern oder per E-Mail „Alarme“ bei unzulässigem Einsatz der Karte zu veranlassen.
Da der Arbeitgeber bei Überlassung von Firmenfahrzeugen an den Arbeitnehmer zur Führerscheinkontrolle verpflichtet ist, bieten einzelne Software-Programme auch hierzu Module an. Durchführen lässt sich die Kontrolle beispielsweise anhand eines im System hinterlegten und zugleich auf dem Führerschein aufgeklebten Barcodes. Der Aufkleber ist dabei so konzipiert, dass ein Ablösen ohne Beschädigung nicht möglich ist. Wird der Fahrer durch das Programm per E-Mail zur Vorlage des Führerscheins aufgefordert, kann er diesen entweder über einen hausinternen Barcodeleser, eine App oder an ausgewählten Tankstellen registrieren lassen. Die Daten werden dann unveränderbar in einer Datenbank gespeichert.

Resümee
Die Vorteile der Software-Programme liegen somit auf der Hand. Der Handwerksbetrieb kann nicht nur Fahrzeuge und Einsätze zeitnah koordinieren, es lassen sich auch Leerlaufzeiten und doppelte Wege vermeiden. Außerdem geben die gesammelten Daten Auskunft über das Fahrverhalten einzelner Mitarbeiter. Geofencing-Daten und Alarmfunktionen bieten zudem einen gewissen Schutz vor Diebstahl, weil sie eine schnelle Fahrzeugortung und eine zeitnahe Verfolgung von Tätern durch die Polizei ermöglichen.

Autorin: Carola Tesche, freie Journalistin

www.dkv-euroservice.com/de
www.hausmannwynen.de
www.k-soft.de
www.pds.de